Питання зберігання документів належить до регламенту документообігу, який розробляє організація і затверджує у своїй обліковій політиці. Кожен головний бухгалтер організації сам вирішує, як зберігати документи. Це залежить і від розміру підприємства, і від видів діяльності, і від способу організації бухгалтерського обліку. Існує кілька форм ведення бухгалтерського обліку: журнально-ордерна; меморіально-ордерна; спрощена форма для малих підприємств.
Вам знадобиться
- - Папки-скоросшиватели,
- - папки-реєстратори,
- - первинні документи.
Інструкція
1. Журнально-ордерна система ведення бухгалтерського обліку є найпоширенішою. Вона, як правило, використовується в програмах автоматизації бухгалтерського обліку. На кожен журнал-ордер заведіть 1 папку на фінансовий рік.
2. У журнал-ордер № 1 "Каса" включіть підсумки господарських операцій за рахунком 50 "каса". Журнал заведіть на 1 місяць. До нього підшивайте всі касові документи (прибуткові та видаткові касові ордери, вкладний аркуш касової книги). Касова книга - окремий документ.
3. Другий журнал-ордер № 2 "Банк". Підшивайте в цей журнал виписки з банку з доданими до них платіжними дорученнями тощо.
4. До журналу-ордера № 5 "Розрахунки із замовниками" включіть документи, засновані на заліку взаємних вимог, що відображаються на рахунку № 67 "Розрахунки у порядку заліків взаємних вимог".
5. Накладні за матеріальними цінностями, що надійшли від постачальників, підшивайте в журнал-ордер № 6 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Особливий порядок підшивки для рахунків-фактур. Отримані від постачальників рахунки-фактури та другі екземпляри рахунків-фактур, виставлених покупцям, зберігайте в окремих журналах.
6. Авансові звіти, з доданими товарними та фіскальними чеками підкладайте до журналу-ордеру № 7 "Розрахунки з підзвітними особами".
7. До журналу-ордера № 8 "Розрахунки з бюджетом та позабюджетними фондами" підшивайте бухгалтерські регістри з нарахування податків.
8. Розрахунки із заробітної плати ведіть у журналі-ордері № 10. Підшивайте до нього табель, розрахунково-платіжну відомість, копії наказів відпусток, відпускні записки тощо.
9. Заведіть журнал-ордер № 15 "За іншими операціями", куди підкладайте документи, не включені в інші журнали. Для звітів заведіть окремі теки: квартальні звіти, річний звіт, звіти до ПФ, звіти до податкової інспекції тощо.