Комерційна пропозиція, опис послуг і можливостей співпраці залишається популярним рекламним інструментом при спілкуванні з потенційними партнерами. Співпраця з однією компанією означає відмову для всіх інших - і важливо правильно скласти лист, щоб не втрачати перспективні контакти
Чому від комерційної пропозиції відмовляються?
Як правило, комерційна пропозиція - це перша стадія переговорів: клієнт ще не вирішив, з ким саме він буде працювати, постачальники або підрядники чекають його рішення і намагаються привернути увагу до себе. Комерційні пропозиції розсилаються десятками - це можливість показати себе в кращому світлі, описати всі свої можливості і створити у потенційного партнера хороше враження. Як тільки рішення прийнято, всі пропозиції відправляються в папку з перспективними контактами на випадок, якщо доведеться змінювати виконавця - і в цій ситуації важливо правильно скласти лист-відмову, зберігши для себе можливість повторного звернення.
Етика відмови
У листі з відмовою важливо показати повагу до співрозмовника - його пропозиція була гідною, він витратив час на обговорення деталей, нехай і не увінчалося укладенням договору, і очікує від вас рішення, нехай навіть негативного.
Відмова оформляється на фірмовому бланку компанії в електронному або паперовому вигляді, залежно від ситуації. Стандарти ділового спілкування вимагають, щоб зазначена тема письма була нейтральною, без негативу - підійдуть фрази "Відповідь на вашу пропозицію", "Про співпрацю", "Про проведення робіт". Вибирайте ту тему, яку адресат використовував у своєму листі. Використовувати для електронних листів автоматичні теми відповіді, наприклад, "RE: Комерційна пропозиція ", небажано, щоб не виникало відчуття неуваги до адресата. Нічого нового у зверненні до співрозмовника для такого роду листів немає - бажано використовувати ім 'я по батькові, якщо вони вам відомі, з додаванням слова "Шановний". Наприкінці звернення ставиться знак оклику або кома, залежно від прийнятих у вашій компанії стандартів оформлення листів. Ще один важливий елемент письмової відмови - посилання на пропозицію, яке надійшло до вас і на яке, власне, ви і відповідаєте відмовою. Посилання краще вставляти в початок листа, відразу після звернення - "У відповідь на ваш запит від 6.08.12"..., "На комерційну пропозицію від 9 травня".... Обов 'язково потрібно висловити жаль з приводу відмови. Якщо до листа з комерційною пропозицією були додані документи або інформаційні матеріали, вкажіть, що ви їх отримали і ознайомилися з ними - наприклад, "Дякуємо вам за детальну презентацію, наші фахівці ознайомилися з наданою інформацією, але, на жаль, ми змушені відмовитися від ваших послуг". Не забудьте вказати причину відмови, якщо ви уповноважені це зробити - наприклад, якщо комерційна пропозиція не відповідає умовам тендеру. Вибір більш вигідної пропозиції в якості причини відмови традиційно не озвучується.