Лист замовнику пишеться в разі неможливості виконання зобов 'язань перед ним з боку вашої організації, якщо він не перерахував грошові кошти за поставлений товар і якщо є необхідність інформувати його про новий асортимент.
Інструкція
1. Почніть лист зі звернення до особи, яка представляє організацію замовника. У цій частині листа доречні такі оберти ввічливості як "Шановний Іване Андрійовичу", "Пан Ремізов". Якщо в компанії-замовнику немає конкретної особи, з якою налагоджені відносини, зверніться "Шановні Господа".
2. Уявіться, вкажіть найменування вашої організації. Використовуйте стандартні обороти, наприклад, "ТОВ" МонтажСпецБуд "висловлює Вам повагу і бажає процвітання Вашій організації". Це дозволить зорієнтувати вашого замовника, читаючи основний текст він не буде ламати голову, хто адресант листа.
3. Сформулюйте, який привід став причиною листа. Від цього залежить форма написання і зміст послання. Найбільш поширеною причиною написання листів замовнику є неоплата ним поставлених товарів або наданих послуг. У цьому випадку зійшліться на відповідний пункт договору, вкажіть, що в обов 'язки замовника входить оплата рахунку в конкретні терміни. Якщо це не перший ваш лист на цю тему, апелюйте до відповідальності замовника за невиконання зобов 'язань, прописаної в пункті Х договору поставки. Зверніть увагу, що в разі несплати рахунків ви будете змушені звернутися до суду.
4. Принесіть вибачення замовнику, якщо причиною написання листа стала неможливість поставити йому товар в обумовлені договором терміни. Не намагайтеся пояснити причини, чому ви зриваєте терміни поставки, замовнику це нецікаво, краще інформуйте його про те, протягом якого часу ваша організація зможе виконати зобов 'язання за договором. Наприкінці листа використовуйте фрази "Дякуємо за розуміння", "Сподіваємося на подальшу співпрацю".
5. Інформуйте замовника про нову лінійку продуктів, пропонованих вашою компанією, якщо ваш партнер не знає про змінений асортимент. У такому листі бажано вказати, які знижки отримає замовник при оформленні нових договорів поставки як постійний клієнт.
6. Підпишіться наприкінці листа. Залиште контактну інформацію, щоб замовник знав, як можна зв 'язатися з вашою організацією. Побажайте всіляких благ організації та особі, що її представляє.