Для ведення персональних даних співробітників деякі роботодавці використовують так звані особисті справи. Згідно зі статтею 85 Трудового кодексу, кадрові працівники повинні отримувати, зберігати і комбінувати відомості на кожного працівника. Для цього і доцільно використовувати такі особисті справи. Який же порядок їх оформлення?
Інструкція
1. Спочатку слід уточнити, що ведення особових справ не є обов 'язковим документом для організацій, але якщо ж ви прийняли рішення про його застосування, доведеться керуватися правилами діловодства.
2. При прийомі працівника на роботу керівник видає наказ (розпорядження) за формою № Т-1. На підставі цього документа сформуйте особову картку нового співробітника (форма № Т-2).
3. Для заповнення даної форми вам знадобляться такі документи: паспорт, трудова книжка, свідоцтво про взяття на облік (ІПН), страхове свідоцтво, військовий квиток (якщо він є), атестат або диплом та інші документи, наприклад, для водія - водійське посвідчення, для кухаря - медична книжка тощо.
4. З усіх перерахованих вище документів зніміть копії і підшийте їх в особисту справу в хронологічному порядку. Цей архів зберігається у відділі кадрів або в бухгалтерії, будь-які зміни вносить лише відповідальні особи. Але врахуйте, що трудова книжка в особисту справу не входить, її потрібно зберігати окремо в сейфі або під замком. Відповідальні особи за збереження цих документів призначаються окремим наказом.
5. Всі документи перелічте в описі, зміна вносьте до спеціальної графи "Програми". Також у ній містяться порядкові номери документів, кількість аркушів кожного з них і дата прийому.
6. Деякі документи особової справи анкета, автобіографія, письмові пояснення та будь-які заяви. Пам 'ятайте, що архів не передається самому співробітнику і навіть при необхідності співробітник може подивитися особисту справу лише в присутності відповідальної особи.
7. Після того, як справу сформовано, оформіть титульний лист. Для цього в центрі посередині напишіть порядковий номер цього архіву, найменування організації, посаду співробітника, а також його ПІБ.