Торгові або промислові підприємства зберігають товарно-матеріальні цінності на спеціально обладнаних складах. Якщо підприємство велике, кількість одиниць зберігання може обчислюватися сотнями тисяч і навіть мільйонами. Тому дуже важливо правильно організувати облік зберігання та руху матеріальних цінностей на складі.
Обладнання складу
Перед тим як надійдуть матеріальні цінності, що потребують розміщення та зберігання, необхідно знайти спеціальне приміщення під склад і оснастити його всім необхідним обладнанням залежно від того, які товари будуть зберігатися на складі. Спеціальне обладнання дозволить забезпечити їх збереження.
Потім слід найняти фахівців-комірників, які нестимуть відповідальність за приймання та зберігання товарних запасів. З кожним з них необхідно укласти додатковий договір про матеріальну відповідальність, після чого провести інструктаж та ознайомити їх з порядком ведення обліку та з тими документами і формами, відповідно до яких ведеться облік матеріальних цінностей. Якщо обсяги складських запасів великі, без комп 'ютерів і спеціалізованого програмного забезпечення вам не обійтися. Втім, автоматизований облік матеріальних цінностей на складі торговельного підприємства краще впровадити в будь-якому випадку.
Організація складського обліку
Матеріальні особи здійснюють облік продукції та товарів на складі згідно з правилами зберігання за видами та сортами. Облік, залежно від виду товарів, може вестися як у кількісному, так і в грошовому вираженні. При цьому на кожен номенклатурний номер товару заповнюється "Картка складського обліку товару", їх видача матеріально-відповідальним особам здійснюється під розпис в окремому журналі або реєстрі видачі карток. Окремі картки оформляються на товари, що зберігаються з минулого року і надійшли на склад у поточному році. У кожній картці зазначено місце зберігання даного товару із зазначенням номера складу та стелажу. Облік може вестися і не за картками, а в спеціальних "Книгах складського обліку" .Відповідальний за зберігання - завідувач складу щодня повинен вносити зміни до карток обліку на підставі разових документів, виводячи залишок після кожного такого запису. У його обов 'язок входить складання відомостей витрати матеріальних цінностей, їх дані повинні бути внесені в закриті картки не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. Завідувач складу здійснює постійний моніторинг ситуації та інформує керівництво про зменшення необхідного запасу товарів або, навпаки, про їх надлишкову кількість. Кожного місяця він надає до бухгалтерії підприємства "Звіт про рух матеріальних цінностей" з додатком первинних документів, що підтверджують надходження та витрату товарів.