Порядок денний - це "скелет" зборів або наради. Саме в ній задаються головні теми для обговорення та основні напрямки дискусій. Вона встановлює порядок проведення наради, концентрує увагу учасників на професійній розмові, не дозволяє обговоренню перерости в безладний обмін думками.
1. Почніть підготовку порядку денного відразу ж після прийняття керівництвом рішення про дату і тему наради. По "гарячих слідах" вам буде легше сформулювати її пункти. Крім того, у вас буде достатньо часу на виправлення першого варіанту, якщо керівник захоче внести поправки.
2. Виділіть основні та другорядні аспекти у темі збору. Не перевантажуйте порядок денний дрібними питаннями, які можна вирішити в робочому порядку. Оптимальний варіант - включити 1-2 істотних пункти, в обговоренні яких зацікавлена велика частина колективу, і залишити час для оперативного вирішення менш важливих питань, в тому числі тих, що виникли в ході зборів.
3. Сформулюйте пункти порядку денного. Уникайте багатозначних або неясних речень. Питання в порядку денному робіть максимально конкретними. Прочитавши їх, учасник наради повинен легко зрозуміти суть проблеми і мету її обговорення. Якщо у вас виникли труднощі, зверніться за допомогою до фахівця, який виступатиме з основною доповіддю по даній темі.
4. Кожен пункт повинен починатися з приводу "о" або "об": "Про ініціативу відділу продажів з проведення суботника" або "Про перерозподіл функцій між відділом маркетингу та прес-службою" тощо. Якщо на обговорення виноситься якийсь регламентуючий документ, пункт може звучати наступним чином: "Про затвердження Статуту підприємства" або "Про внесення змін до посадових інструкцій співробітників секретаріату" тощо. Питання інформаційного характеру, які не потребують обговорення, забезпечте відповідним поясненням у дужках або через двокрапку. Наприклад, "Про перспективні напрямки книговидавничої діяльності: Звіт заступника генерального директора про відрядження на семінар ".
5. Структуруйте порядок денний. На практиці застосовуються два способи розташування питань: від найбільш важливих до менш важливих і від незначних до істотних. Кожен варіант має свої позитивні сторони. У першому випадку на початку наради розглядаються головні питання. Співробітники проявляють більше активності, втома ще не впливає на них. Але обговорення першого питання може затягнутися, часу на вирішення дрібних, але важливих проблем не залишиться. Якщо ж збори починаються з менш важливих пунктів, співробітники поступово включаються в ритм і до моменту оголошення головного питання цілком налаштовані на конструктивний діалог.
6. Надрукуйте порядок денний відповідно до вимог діловодства, прийнятих у вашій організації. Крім власне питань для обговорення вкажіть дату, час, місце проведення наради, основних доповідачів, учасників та запрошених фахівців. Затвердіть документ у керівника організації. Оригінал порядку денного ви пізніше додасте до протоколу засідання. На підставі затвердженої повістки підготуйте інформаційний лист або оголошення для співробітників.