Існує думка, що нарада - це захід, який може бути підготовлений стихійно. Насправді така форма ділової взаємодії вимагає серйозної адміністративної підготовки.
Тема зустрічі
Привід для наради повинен бути сформульований його ініціатором. Далеко не завжди в цій якості виступає найголовніший за статусом учасник наради. Виходячи з того, що наради можуть бути внутрішньокорпоративними і з залученням широкого кола запрошених, важливо визначити тему таким чином, щоб вона змогла залучити всіх потрібних для діалогу персон.
Як правило, технічно формулюванням теми займається адміністративний персонал або безпосередньо секретар наради. Із заданої теми випливає порядок денний наради. Цей документ включає в себе всі питання, які плануються до обговорення. За попередньою домовленістю за кожним питанням закріплюється доповідач, якому відводиться регламент виступу без урахування дебатів. Термін обговорення фіксується в порядку денному окремо.
Для покращеного розуміння питань не зайвим буде приготувати роздатковий матеріал, який включає короткі довідки, статистичні дані або будь-які інші інформаційні відомості. Такі матеріали секретар готує з кожним виступаючим окремо.
Заключним етапом документальної підготовки є розробка проектів рішень з кожного питання. Цей документ являє собою пропоновані доповідачами рішення за результатами обговорення. У них фіксуються кінцеві пропозиції, з якими виступають доповідачі. Якщо учасники не погоджуються з варіантом у проекті рішення, документ коригується секретарем.
Запрошені особи
Порядок денний багато в чому визначає примірний перелік осіб, яких необхідно запросити для вирішення питань, що порушуються. Так, продуктивним шляхом є запрошення осіб, які мають протилежну точку зору з доповідачем. У цьому випадку, нарада служить "круглим столом" для сторін спірної ситуації.
Інформування учасників наради проводиться будь-яким доступним способом - телефонний дзвінок, електронна пошта або особисте запрошення. Весь пакет документів повинен бути переданий завчасно всім особам, які беруть участь, щоб ті мали можливість заздалегідь ознайомитися з матеріалами.
Проведення наради
У роботі наради має брати участь секретар. Його завдання - скласти протокол за підсумками обговорення. У складанні документа важлива не стенографічна точність фіксації дискусії, а відображення ключових виступів і конкретних пропозицій.
Щоб виключити можливі різночитання, хід наради краще записати на диктофон. Про момент початку запису повинні бути поінформовані всі його учасники.