Ділове листування вимагає делікатності, тим більше коли справа стосується листів постачальнику, адже причиною звернення може стати невиконання зобов 'язань не тільки з його боку, але і з боку вашої організації.
Інструкція
1. Якщо ви вперше звертаєтеся до постачальника з наміром замовити у нього товари, використовуйте встановлену цією організацією стандартну форму заяви на доставку продукції. Якщо ця заява не викладена в електронному вигляді на сайті організації, пишіть лист у вільному стилі.
2. У разі замовлення декількох видів продукції в різній кількості оформіть замовлення у вигляді таблиці із зазначенням найменування, артикула, кольору виробу, якщо необхідно. Пропишіть зобов 'язання з оплати замовлених товарів, надайте постачальнику реквізити вашої організації, на підставі цих даних постачальник складе договір. Наприкінці листа висловіть свої сподівання на подальшу взаємовигідну співпрацю.
3. Якщо ваш лист постачальнику стосується неналежного виконання ним зобов 'язань за контрактом, несвоєчасної доставки товарів або товарів не тієї якості, сорту або виду, використовуйте обороти "Справжнім листом сповіщаємо вас"..., "Повідомляємо вам".... Чітко пропишіть причину, через яку ви не можете прийняти відвантажений товар. Зверніться до контракту або договору-заявки, де зазначено, скільки одиниць і якого саме товару постачальник повинен був вам відправити. У цьому випадку постачальнику простіше буде виправити свою помилку.
4. Якщо ваш лист стосується неможливості оплати товару у встановлені контрактом терміни, повідомте про це постачальника в максимально м 'якій, але в той же час офіційній формі. Використовуйте обороти "Приносимо свої вибачення за затримку оплати"..., "В силу сформованих обставин ми не можемо сплатити рахунки в строк до"....
5. Повідомте контрагенту, в які саме терміни ви маєте намір погасити заборгованість перед ним, і що це зобов 'язання буде гарантовано виконано вашою організацією. Наприкінці листа висловіть сподівання, що даний епізод не вплине на ваші тривалі партнерські стосунки.