Секретарем називають офісного працівника, в обов 'язки якого входить прийом телефонних дзвінків, вміння працювати з комп' ютером, спілкування з людьми, ведення ділової документації та багато іншого. Про професію секретаря існує багато міфів - але що ж насправді представляє з себе хороший секретар?
Базові навички
Для роботи секретарем не потрібен диплом вищого навчального закладу - цілком достатньо спеціалізованих курсів, де майбутній секретар навчається діловому спілкуванню та етикету, швидкочитанню, діловодству, практичній психології, стенографії та машинопису. Крім цього, на курсах викладають основи роботи в 1С, а також навчають користуватися міні-АТС та оргтехнікою. Без усіх цих навичок секретар не може вважатися хорошим працівником.
Для хорошого секретаря також дуже важливо володіти тонким сприйняттям психології інших людей і бути стійким до різних стресів.
Оскільки секретар є діловою особою фірми, він повинен мати приємну зовнішність, почуття стилю і хороший смак. Без уміння красиво одягатися, вести себе в суспільстві і грамотно говорити, секретар не зможе створити у клієнтів компанії, в якій він працює, хороше враження - отже, імідж компанії буде не на висоті. Фактично, основним завданням хорошого секретаря є доцільна і ефективна організація роботи свого начальника і всього офісу.
Особливості професії
Багато хто вважає, що робота секретаря полягає в приготуванні кави, подачі документів на підпис і відповідях на дзвінки. Ця омана - в обов 'язки даної професії входить контроль роботи приймальні, ведення ділових листувань, участь у різних офісних і позаофісних заходах і спілкування з нервовими клієнтами. Крім того, хороший секретар часто виконує функції офіс-менеджера і навіть психолога, який зуміє охолодити обстановку в колективі. Часто секретарів-референтів називають сірими кардиналами, оскільки вони здатні незримо впливати на роботу компанії і рішення начальника. Найчастіше секретарями стають жінки, оскільки в емоційному плані вони більш гнучкі і витривалі. Крім цього, вони більш чуйні - вловлювання настрою начальника і колективу дуже допомагає в роботі. Якщо секретар досить розумний і професіональний, керівник може звертатися до нього за порадами і прислухатися до них. Саме секретар може полегшити роботу начальника, добре організувавши його робоче місце і вчасно донести необхідну йому інформацію. При цьому у секретарів немає кар 'єрного зростання, оскільки хороший помічник керівника цінується на вагу золота. Однак у результаті секретар набуває неоціненного досвіду і знання ділових процесів, що в майбутньому може допомогти йому почати кар 'єру в іншій професії.