У будь-якій організації, навіть невеликій, видається і зберігається безліч різних наказів і розпоряджень. Якщо їх всі реєструвати і підшивати в одну справу, то це рано чи пізно призведе до плутанини. Та й представники перевіряючих органів навряд чи схвалять подібне ведення документації.
Інструкція
1. Для того щоб правильно розділити накази, що видаються на підприємстві, потрібно керуватися наступними документами:
- затверджений Росархівом "Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням строків зберігання";
- інструкція з діловодства (розробляється керуючим органом).
Ґрунтуючись на цих документах, на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ. Виходячи з неї і відбувається поділ наказів, розпоряджень та інших документів. Залежно від чисельності підприємства та його структури розроблена номенклатура справ може бути поділена на відділи із зазначенням буквеного шифру, а може бути загальною. У будь-якому випадку всі накази на підприємстві умовно поділяються на накази щодо основної та господарської діяльності та накази щодо особового складу.
2. Накази щодо основної та господарської діяльності, як правило, зберігаються у секретаря (якщо інше не обумовлено окремим розпорядженням). На нього ж покладається обов 'язок з реєстрації, зберігання та архівації цих наказів. Розрізняються документи щодо термінів зберігання. Накази щодо основної діяльності підприємства (щодо організаційної структури, щодо затвердження штатного розпису, внесення до нього змін тощо) мають рядків зберігання - постійно. Після закінчення календарного року вони здаються в архів підприємства. Накази з господарських та оперативних питань зберігаються 5 років. Вони мають наскрізну нумерацію без літери. Якщо обсяг наказів, що видаються на підприємстві, великий, протягом року їх ділять на томи. Після закінчення терміну зберігання вони знищуються з оформленням відповідного акта.
3. Накази по особовому складу оформлюються і зберігаються у відділі управління персоналом підприємства. Вони також розрізняються за термінами зберігання. Окрема справа - накази про прийняття, звільнення і переміщення з терміном зберігання 75 років. Сюди ж підшиваються накази про зміну прізвища, довгострокове відрядження, тривале тимчасове переведення працівників тощо. Ці документи реєструються в журналі, мають наскрізну нумерацію і літеру (найчастіше "л-с", "к"). Наприкінці року такі накази зшиваються в одну папку разом з журналом реєстрації і здають в архів.
4. В окрему справу оформляються накази на відпустки (чергові, без збереження заробітної плати тощо), короткострокові відрядження та перекази, вони зберігаються 5 років. До нумерації наказу додається буква (наприклад "о" або шифр відділу) .Такою ж термін зберігання мають накази про стягнення. Однак їх рекомендується зберігати окремо, оскільки до них додаються матеріали розбору (пояснювальні записки, протоколи, повідомлення та рішення профспілкового комітету тощо). Після закінчення терміну зберігання ці накази знищуються.
5. Так само окремо рекомендується зберігати накази про заохочення (термін зберігання - 75 років). В окрему справу підшиваються накази про заохочення як свого підприємства, так і вищого. Справа здається в архів у міру формування.