Всі документи організації повинні зберігатися в архіві. Так, наприклад, Податковий кодекс говорить, що первинні документи, папери, що підтверджують оплату податків, та інші необхідно берегти протягом чотирьох років. Але є й такі документи, які можна знищувати після закінчення року, наприклад, графіки відпусток. Утилізацію слід проводити після того, як оформлено акт.
Інструкція
1. Спочатку слід зауважити, що документи, "які відслужили своє", можна вносити до акту лише в тому випадку, якщо термін закінчився до 1 січня того року, коли складається подібний папір, тобто документи 2010 року слід включити до акту лише у 2016 році.
2. Перед тим, як складати акт і знищувати документацію, складіть описи, які повинен затвердити керівник організації і скласти протокол.
3. Доцільно скласти акт у вигляді таблиці. У верхньому правому куті вкажіть реквізити організації. Потім нижче вже звичайним рядком великими літерами напишіть "стверджую", нижче вкажіть посаду (керівник, генеральний директор тощо), потім прізвище та ініціали. Ще нижче уточніть дату складання акта.
4. Після цього вкажіть мету, наприклад, про виділення документів із закінченим терміном до знищення. Далі перелічте підстави, наприклад, "на підставі переліку типових організаційних документів..."
5. Нижче йде таблична частина, яка складається з восьми граф. Перша - це порядковий номер. Друга - найменування документа, наприклад, графіки відпусток або листування про роботу з кадрами. Третя - крайні дати, тобто ті дати, які вказані в документі останніми, наприклад, графік відпусток закінчується в 2010 році, значить потрібно написати "2010". Тут можна не вказувати місяць.
6. Далі йде графа з номерами описів, якщо їх немає, то можна проставити прочерки. Потім проставте індекс справи за номенклатурою, наприклад, графік 05-20, де 05 - індекс відділу, а другі дві цифри - порядковий номер справи.
7. Після цього вкажіть кількість одиниць зберігання, наприклад, графік може бути в одиничному екземплярі, а ось листування з кадрами у множині. Потім заповніть графі з термінами зберігання згідно з довідником. В кінці, якщо необхідно, заповніть графу "примітка".
8. Після табличної частини напишіть про те, що описи є і затверджені протоколом керівника із зазначенням номера і дати його складання.
9. Далі підведіть підсумок, який виражається в кількості одиниць документів, готових до знищення, наприклад, за період 2006-2010 знищено 234 одиниць.
10. Далі знову всі даних перевіряє керівник і підписує документ.