У цій статті розглядаються різні системи управління базами даних (СУБД), як засоби локалізації та організації інформації. Деякі категорії - це електронні таблиці або списки текстових процесорів. У міру накопичення інформації такі переліки розширюються, і в результаті можуть містити зайві або суперечливі відомості. У форматі списку зрозуміти такі дані важче, а можливості вилучення для перегляду або пошуку обмежені.
Інформаційні бази, як сховище об 'єктів, створюються для спрощення обробки занесених відомостей. У них можуть міститися декілька таблиць. Системи керування базами даних Access дозволяють зберігати всю інформацію в одному файлі. Це можуть бути макроси, модулі, формули або якісь звіти.
Можливості Access
У цій програмі користувачі можуть додавати нову інформацію, коригувати існуючу або видаляти її. Кожному доступні різні способи організації та перегляду даних. Сучасні можливості дозволяють користуватися внесеними відомостями за допомогою E-mail-повідомлень, звітів, Інтернету або внутрішньої мережі.
Структури найпростіших БД
Якщо у базі відсутня інформація, її називають порожньою. Вона є повноцінною БД тому, що містить відомості про свою структуру. Це визначає способи занесення даних, а також їх зміни в базі.
Структура листопадових таблиць, наприклад, утворена набором полів. Методом внесення рядків і стовпчиків може створюватися вже інша база даних. Таким чином, змінюється сама структура.
Програмні системи керування базами даних, а точніше їх поля, можуть визначати групові характеристики інформації, що вносяться в комірки, що відносяться до кожного з полів. Їх властивості можуть відрізнятися наступним чином: назва, розмір, тип і формат поля, підпис, маска вводу, типові значення, порожній рядок і багато іншого. Типи даних поділяються на числовий, грошовий, лічильник, текстовий, дата/час, логічний, місце для підставок, гіперпосилання тощо.
Додатки
Використання системи керування базами даних полегшується за допомогою макросів. Це об 'єкти, які застосовуються для додавання додаткових функціональних можливостей. Макросом можна призначати деякі команди, які будуть активуватися при натисканні на створену кнопку. По суті, це послідовність дій, необхідна для виконання того чи іншого завдання. За допомогою макросів завжди є можливість автоматизувати безліч різних функцій, які потрібно виконувати вручну.
Звіти
Звіти системи керування базами даних необхідні для збору та надання відомостей, що знаходяться в таблицях. Найчастіше ця функція дає можливість отримати відповідь на якесь узагальнене питання, наприклад, яка сума була отримана від усіх клієнтів цього року, які купили якийсь конкретний товар або здійснили покупку в конкретному місці. Всі звіти можна форматувати кількома способами для можливості надання в найзручнішому вигляді.
Ця функція може запускатися в будь-який час. Кожен раз будуть відображатися потрібні відомості. Найчастіше звіти форматуються спеціально для друку, але можуть бути оброблені і для зручності при екранному перегляді.
Додатки
Додатки також можна використовувати для розширення функціональних можливостей. Ці функції являють собою набори описів процедур і операторів, що зберігаються в одному і тому ж програмному блоці. Для системи керування базами даних приклади додатків - це стандартні процедури узагальненого значення. Вони не мають зв 'язку з тими чи іншими об' єктами. Стандартні додатки перелічуються у відповідній групі в області переходу. Ці функції пишуться мовами програмування для програм VBA.
Запити
Це основний робочий інструмент для кожної системи керування базами даних. За допомогою запитів виконуються численні функції. Найбільш поширеною є можливість вилучення конкретних відомостей з таблиць. Запити дають можливість надати потрібні дані в окремій структурованій формі, щоб не переглядати всі, включаючи непотрібні відомості. Це своєрідний фільтр для кожної бази даних.
Запити працюють за принципом вибірки і зміни. В останніх передбачається можливість редагування наданої інформації. При внесенні змін потрібно розуміти, що вони будуть збережені в основній базі даних. Запит на вибірку дає можливість звичайного перегляду або копіювання інформації.
Форми
Для кожної системи керування базами даних форми є одним з головних варіантів інтерфейсу. Вони використовуються для роботи з інформацією і містять команди для виконання конкретних дій. Кожній кнопці може бути присвоєна якась функція програмним шляхом. Прикладом такої форми може послужити посилання на інформацію про конкретного клієнта. Цю функцію можна продовжувати далі. У комірці покупця може бути створена форма для складання замовлення.
Такі функції дають можливість обумовлювати роботу інших користувачів з даними, що зберігаються в базі. Наприклад, легко обмежити кількість видимих полів і доступних операцій. Форми дають можливість захищати дані та забезпечувати правильність вводу.
Таблиці
Інформація розміщується в стовпчиках і рядках. Електронні таблиці можна легко імпортувати в системи керування базами даних. Щоб уникати надмірності інформації, потрібно правильно її розподіляти. В одній таблиці, наприклад, необхідно розміщувати дані про всіх співробітників, в іншій - про продукцію, філії і так далі. Це називається нормалізацією таблиці.
Кожен рядок - це запис - комірку для зберігання елемента інформації. Стовпчики відповідають полям таблиці. Вони визначаються як конкретний різновид інформації, що відноситься до конкретного запису.
Ув 'язнення
У цій статті описано поняття системи керування базами даних. Відповідне програмне забезпечення дає можливість зберігання, зручного перегляду, копіювання, редагування або передачі інформації. Найбільш відомою і функціональною програмою, призначеною для такої обробки відомостей, є Microsoft Access. Кожна база даних може змінюватися і налаштовуватися. Таким чином, забезпечується зручність при використанні. Головними складовими компонентами бази даних є таблиці, звіти, форми, додатки, макроси і запити.