Робота будь-якого підприємства неможлива без співробітників. Як правило, для спрощення обліку руху персоналу деякі роботодавці в процесі господарської діяльності використовують так звані особові справи. Взагалі поняття "особиста справа" означає якийсь архів, що містить всі персональні дані про працюючого співробітника. Застосування такої системи обліку необов 'язково для юридичних осіб, а от для держустанов особові справи є обов' язковим пунктом.
Інструкція
1. Як правило, при прийомі на роботу співробітник пише заяву на працевлаштування. Ви, погоджуючись прийняти його на посаду, оформляєте наказ (розпорядження) про прийняття. Далі знімаєте копії з усіх документів, наприклад, з паспорта, зі свідоцтва про шлюб тощо.
2. У цей момент складіть і особисту справу. Зауважте, що на кожного співробітника необхідно складати окремі теки. Зніміть копії з усіх наказів, наприклад, з наказу про прийняття на роботу. Також вам знадобляться копії з трудової книжки, документа про освіту, тобто всі копії, наявні у вас у наявності документів на співробітника.
3. Після того як всі копії зняті, підшийте їх. Врахуйте, що дана справа буде по ходу роботи збільшуватися. Тобто, якщо стосовно цього працівника видаватимуться накази, наприклад, наказ на підвищенні, наказ про призначення відповідальною особою, наказ на надання відпустки тощо, то вам потрібно буде знімати копії з них та підшивати до особової справи у хронологічному порядку. Це відноситься до всіх кадрових документів щодо співробітника.
4. Щоб ви могли легко ознайомитися з вмістом справи, складіть внутрішній опис. Вона також заповнюється в хронологічному порядку. Всі документи в описі повинні мати порядковий номер, дату складання, заголовок, кількість аркушів, і, можливо, якусь примітку.
5. Особові справи співробітників повинні перебувати у відповідальної особи, призначеної наказом керівника. Виправлення допускаються лише рукою цього відповідального, також переглядати інформацію можна лише в присутності даної людини.
6. При звільненні співробітника, його особисту справу закрийте, тобто підведіть підсумок, пронумеруйте аркуші, напишіть загальну кількість сторінок, все прошийте і здайте в архів організації, при цьому оформивши здавальний опис.