Як оволодіти навичками ділового листування

Як оволодіти навичками ділового листування

В даний час жоден серйозний бізнес не може обійтися без ділового листування, тому володіти його навичками є вкрай важливим в сучасному суспільстві. Причому ці навички необхідні не тільки власникам бізнесу, а й пересічним працівникам, які можуть вести листування з партнерами компанії.

Інструкція

1. Орієнтуйтеся на мету листування і дотримуйтеся його в листі. Для цього необхідно, в першу чергу, розуміти, що будь-яке спілкування переслідує за собою необхідність інформування співрозмовника або його переконання. Залежно від тієї чи іншої ситуації, акцент може бути зміщений в одну зі сторін.

2. Створіть в очах співрозмовника позитивний діловий імідж. Цим кроком ні в якому разі не можна нехтувати або ставиться до нього халатно, оскільки сформоване ставлення до відправника листа після навіть побіжного прочитання залишиться в пам 'яті у адресата надовго. На діловий імідж листа впливають шість основних критеріїв, таких як: грамотний вибір теми листа, час відповіді на лист, правильне персональне звернення, вираз вдячності за прочитання листа, завершення листа на позитивній ноті та грамотний підпис відправника.

3. Формуйте лояльне ставлення клієнта до себе або своєї компанії в листі. Як заявляють маркетологи, близько 80% прибутку компанії приносять її постійні клієнти, тому до їх вимог необхідно ставитися особливо трепетно. Для підвищення лояльності постійних клієнтів слід контролювати в листі наступні три моменти: проявляти увагу до потреб клієнта, використовувати в тексті листа лексику адресата і підкорятися логіці адресата. Лише ставши ближче до клієнта, відправник зможе повною мірою задовольнити його побажання.


4. Розділяйте лист на смислові компоненти. У цьому випадку воно буде звучати більш переконливо для адресата. Всього таких компонентів три: інформація про те, що пропонує відправник, чітке повідомлення про те, яку користь отримає адресат, і переконливі аргументи на доказ головних положень листа.

5. Структуруйте пропозиції так, щоб вони чітко відповідали нормам мови, якою вони написані. Ця особливість написання впливає на сприйняття людиною інформації. Члени пропозиції розставляйте в найпростішому прийнятому порядку для тієї чи іншої мови. Самі пропозиції повинні бути лаконічними і простими для сприйняття. Ставте між абзацами додаткові проміжки для спрощення сприйняття інформації читачем.