Законодавчих актів, які регламентують порядок присвоєння номерів виставленим рахункам, не існує. Головне, щоб дотримувалася суцільна нумерація, і це було зручно тим, хто займається обробкою рахунків і обслуговуванням договорів.
Інструкція
1. Почніть нумерацію з якогось конкретного числа. Не обов 'язково присвоювати першому рахунку номер "1", можна приступити з цифри "916", якщо є бажання. Якщо організація виставляє велику кількість рахунків, можна почати нумерацію з "0001" і періодично, наприклад, раз на рік, обнуляти порядковий номер.
2. Використовуйте дефіси або похилий шар для відокремлення значущої частини номера рахунку. Наприклад, у 2012 році можна нумерувати документи 0001/12 і далі, а в 2013 відповідно 0001/13. Так ви завжди зможете визначити, в якому часовому періоді був виставлений рахунок. Така система хороша і в тому випадку, якщо організація розбиває платіж на кілька частин. У цьому випадку рахунку можна присвоїти номер 0025/12-1/. Розшифровка цього рахунку така: 25-й рахунок у 2012 році, внесення першої частини суми.
3. Застосовуйте буквені символи у присвоєнні номерів. Наприклад, якщо в організації є кілька відділів, кожен з яких виставляє рахунки, має сенс ввести першу (або будь-яку іншу) букву в номер. Наприклад, відділ оптових продажів може нумерувати рахунки О-456-12, а роздрібний Р-457-12. У момент надходження коштів на розрахунковий рахунок відразу буде видно, з якого з видів діяльності прийшли гроші.
4. Введіть код валюти, якщо в організації відкрито кілька рахунків. Вказівку на це можна зробити буквеним ("р", "е", "д") або з використанням цифр. Наприклад, якщо код доларового рахунку "01", номер може виглядати 1578-01.
5. Створіть власну цифрову нумерацію, що відображає часовий відрізок виставлення рахунку, його порядковий номер, структурний підрозділ здійснює транзакцію та вид валюти. Наприклад, номер 1234/016/01/12 може означати рублевий рахунок (01) шістнадцятого відділу (наприклад, з обслуговування фізичних осіб) 2012 року під номером 1234. Головне, не забувати вести журнал присвоєння номерів і не заплутатися в кодових позначеннях.