Ділові листи слід відрізняти від особистого листування. До їх написання необхідно підходити з особливою уважністю. Тема таких листів залишається актуальною і в даний час. Їх направляють один одному партнери, роботодавці працівникам і навпаки. Існує ряд правил, відступ від яких при написанні ділових листів неприпустимо.
Вам знадобиться
- - документи підприємства;
- - реквізити адресата;
- - мета складання листа.
Інструкція
1. У правому верхньому кутку ділового листа, як правило, слід написати прізвище, ім 'я, по батькові та посаду особи, якій воно адресоване. Якщо відбувається листування між різними компаніями, то необхідно вказати юридичну адресу підприємства, куди буде направлено лист.
2. Посередині аркуша напишіть звернення до адресата. Обов 'язково слід шанобливо звертатися до особи (осіб), до якої ви бажаєте донести будь-яку інформацію. Не допускається за правилами ніяких скорочень в даному рядку, тому це необхідно враховувати.
3. Зміст ділового листа має починатися зі вступу, події, які послужили виникненню певної ситуації. Далі вам слід вказати основну мету листа, за якою і йде його складання. Це може бути запрошення, наприклад, на виставку, привітання з якоюсь значною датою, принесення співчуттів, комерційна або іншого роду пропозиція, запит про якусь інформацію, відповідь на аналогічний лист, висловлювання прохань про що-небудь, претензій з якихось питань і багато інших цілей, що спонукали написати вас діловий лист.
4. Після опису мети підведіть підсумки, результати, які ви бажали б отримати, надіславши діловий лист адресату. Наприклад, якщо ви пропонуєте своєму партнеру ознайомитися з появою нової продукції, то підсумок може бути написаний наступним чином: "Сподіваюся (сподіваємося), що ви оціните якість нових товарів".
5. До листа необхідно додати документи, якщо це прописано в тексті ділового листа. Якщо ви виступили з пропозицією нової продукції, представте адресату прайс-лист і презентацію товарів.
6. Як правило, закінчувати діловий лист необхідно словами: "З повагою", далі вкажіть посаду особи, від імені якої вона написана, її прізвище, ініціали. Прийнято вважати, що слід вказувати контактний номер телефону, адресу місця знаходження підприємства, адресу електронної пошти.