Ділові зустрічі, засідання, наради повинні бути ретельно підготовлені і проходити в плановому режимі з попереднім договором про дату, місце і час. При скасуванні засідання або перенесенні його на інший час необхідно всіх партнерів заздалегідь повідомити, надіславши повідомлення в письмовій або усній формі.
Вам знадобиться
- - письмове або усне повідомлення.
Інструкція
1. На засіданні обговорюються поточні питання підприємства або вирішуються планові або екстрені проблеми з партнерами. Будь-яке засідання плануйте заздалегідь. Якщо ви домовилися про зустріч з провідними фахівцями або керівниками структурних підрозділів і засідання плануєте провести всередині підприємства, повідомте секретарю або діловодцю про скасування або перенесення наради. Всі відповідальні співробітники будуть повідомлені по внутрішньому зв 'язку. Пояснювати причину і проносити свої вибачення немає ніякої необхідності.
2. Якщо ви домовилися про проведення заходу з партнерами і повідомили їх заздалегідь, ви зобов 'язані попередньо повідомити про скасування наради в простій усній або письмовій формі.
3. Партнерам ви зобов 'язані повідомити причину скасування планового засідання, повідомити нову дату, місце і час зустрічі і принести щирі вибачення.
4. Діловим партнерам з іншого міста або регіону повідомлення про перенесення або скасування засідання має надійти раніше, ніж вони встигнуть вилетіти або виїхати на зустріч.
5. Якщо ваші партнери не можуть бути присутніми на запланованому засіданні, вони зобов 'язані повідомити вас у простій усній або письмовій формі, назвати дату, в яку їм буде зручно зустрітися, принести щирі вибачення і повідомити причину скасування наради.
6. До знову призначеного засідання підготуйтеся ґрунтовно. Скасуйте всі ділові поїздки, зустрічі, плануйте час так, щоб повторного інциденту не сталося. Якщо ви систематично будете відкладати важливі заходи, не виконувати умови домовленості, партнери можуть вважати вас абсолютно безвідповідальною людиною і мають право задуматися про доцільність подальшої ділової співпраці з вашим підприємством.
7. До будь-якого засідання, наради або зустрічі ставтеся з усією відповідальністю. Від своєчасного проведення зустрічей відмовляйтеся тільки в разі крайньої необхідності.