Багато хто плутає посади офіс-менеджера і секретаря, помилково вважаючи, що обов 'язки першого полягають у відповідях на дзвінки і роботі з кореспонденцією. Насправді обов 'язки офіс-менеджера трохи ширші, отже, більша заробітна плата і вимоги до кандидатів.
Офіс-менеджер - це обличчя офісу. Крім обов 'язків секретаря, він поєднує в собі функції менеджера з персоналу і завгоспа. Це серйозна посада, тому наявність вищої освіти і досвіду роботи обов 'язкова при прийомі.
Що входить в обов 'язки офіс-менеджера
- Підготовка офісу перед роботою. Перевірка комп 'ютерної техніки, телефонів та офісного обладнання. Контроль таких санітарних норм, як освітлення, вентиляція і температура в приміщенні. - Підготовка документів, звітів і матеріалів, необхідних для початку роботи і вирішення поточних завдань.
- Контроль роботи секретарів, кур 'єрів і водіїв. Розподіл обов 'язків, постановка завдань, визначення ступеня відповідальності та аналіз ефективності їх робіт - розробка кошторису та контроль витрат, необхідних на офісні потреби. Забезпечення працівників канцелярськими товарами, витратними матеріалами та бейджами.- Підрахунок кількості відпрацьованих годин співробітниками офісу та передача інформації до бухгалтерії для нарахування зарплати. - Контроль за дотриманням трудової дисципліни. Ведення обліку порушень розпорядку дня та дрес-коду. - Організація зустрічей, реєстрації та обслуговування відвідувачів. - Забезпечення переговорів, нарад, презентацій та інших заходів необхідними матеріалами та документами, ведення протоколу. - Контроль роботи з ведення документообігу офісу. - Ведення ділового листування з клієнтами і партнерами, розсилка необхідних матеріалів. - Допомога працівникам у вирішенні виникаючих проблем і конфліктів. - Координація завершення роботи офісу, контроль за вимкненням техніки, освітлення, кондиціонерів. - У багатьох організаціях офіс-менеджер відповідальний за винайм персоналу. Розміщує інформацію про вакансії, переглядає резюме і навіть навчає нових співробітників.
Потрібні навички
Офіс-менеджер є сполучною ланкою між керівництвом і співробітниками офісу. У міру необхідності він доповідає про стан справ і ефективність роботи в організації. Щоб ефективно виконувати свої обов 'язки, необхідно знати принципи підбору та управління персоналом, методи планування і мотивації, етику взаємовідносин, основи діловодства, трудового законодавства та бухгалтерського обліку. Крім цього, офіс-менеджер повинен мати стресостійкість, здатність швидко приймати рішення і нести за них відповідальність.