Номенклатура справ являє собою нумерований перелік назв справ, що заводяться в організації. Згідно з цим документом ведеться вся робота з документаційного забезпечення підприємства. У ньому відображаються терміни зберігання конкретних документів і те, який відділ за яку документацію несе відповідальність.
Вам знадобиться
- - знання діловодства;
- - типовий перелік документів з термінами зберігання.
Інструкція
1. Оформіть прийняте рішення про розробку номенклатури, це необхідно зробити за допомогою наказу з організації. У ньому вкажіть, хто повинен зробити номенклатуру, під чиїм керівництвом і в які терміни. Далі уточніть сферу дії номенклатури. Для створення індивідуальної номенклатури можна використовувати приблизну, вона може бути складена для груп організацій, що входять з одну систему. Враховуйте структуру вашої організації під час складання цього документа.
2. Виберіть класифікаційну схему, на основі якої буде будуватися номенклатура. Це залежить від структури підприємства. Якщо вона досить стабільна, тоді вибирайте структурну схему номенклатури. Якщо ж вона часто змінюється, то виберіть функціонально-виробничу схему. У першому випадку розділи номенклатури відповідатимуть назвам структурних підрозділів фірми. Послідовність їх розташування повинна бути аналогічна штатному розкладу. У другому випадку використовуйте як розділи функції або напрями діяльності організації при складанні номенклатури справ фірми.
3. Сформулюйте заголовки справ. Заголовок повинен бути чітким, коротким, розкривати основний склад і зміст документів справи. Також включайте в нього уточнюючий зміст справи, інформацію про автентичність і копійність документів. Не використовуйте у заголовках ввідні слова, складні оберти, а також неконкретні формулювання.
4. Під час складання переліку заголовків використовуйте такі ознаки: номінальний (вид документа), авторський, кореспондентський, хронологічний (час створення), предметно-питальний, географічний.
5. Визначте терміни зберігання справ, використовуйте типовий перелік управлінських документів. Виконайте вигляд номенклатури, сам текст повинен виглядати як таблиця, на титульному аркуші проставте гриф затвердження.