Однією з найбільш важливих навичок в кишені менеджера проекту є організація. Здатність успішно керувати і відстежувати проекти, завдання і людей дуже важлива для досягнення успіху на цій посаді.
Керівникам проектів легше перенести інструменти і ноу-хау для організації свого особистого життя, ніж для інших. Маючи це на увазі, ось кілька порад і хитрощів з цієї торгівлі, які можуть допомогти майже будь-якому керувати, відстежувати і організовувати частини свого повсякденного життя.
Робота з проектами з використанням завдань - один укус за раз
Завдання і завдання - величезна частина будь-якого проекту. Будь то для впровадження нового програмного забезпечення компанії в якості менеджера проекту або для озеленення двору в якості власника будинку, кожен проект повинен бути розбитий на завдання. Майте на увазі аналогію про те, як з'їсти слона, тобто один укус за раз. Будь-який проект, великий або маленький, може і повинен бути розбитий на набір завдань.
Створення завдань також важливо, коли є залежності. Для менеджера проекту завдання установки нового програмного забезпечення не може бути виконане до покупки нового додатку. У тому ж сенсі завдання посадки нових кущів не може відбутися, поки вони не будуть куплені.
Отже, якщо у вас є проект, подібний до наведеного вище прикладу для озеленення, або щось у меншому масштабі, наприклад, просте прибирання будинку, спочатку перелічіть завдання і пам'ятайте про ці залежності. У міру виконання і виконання кожного завдання просто позначте його у списку. Ваш проект буде завершений дуже організовано, щоб ніщо не було забуто.
Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Remember the Milk і Trello є одними з найпопулярніших інструментів для управління завданнями, справами та особистими проектами. Огляд
Нагадування про пам'ять - Речі не вислизнуть від вашого розуму
Деякі люди мають чудову здатність пам "ятати все і все. Тим не менш, це не є поширеним для більшості. І часто ми можемо згадати завдання, які офіс повинен виконувати вранці, легше, ніж згадати, що нам потрібно зателефонувати в енергетичну компанію вдень. Менеджери проектів можуть використовувати нагадування для отримання оновлень статусу, підтвердження термінів або створення звітів про стан.
Поза робочим місцем використання нагадувань захищає нас від забуття робити речі, ходити по місцях, здійснювати телефонні дзвінки або робити все, що ви можете собі уявити, що необхідно зробити. Навіть якщо ви згадаєте, що оплачували свій автомобіль першого числа кожного місяця, якщо на своєму мобільному пристрої встановлено повторюване нагадування або навіть записуєте його в календарі на кожен місяць, це майже гарантує, що він ніколи не збожеволіє. Тому що, якщо прийде день, коли це станеться?
Ви можете обрати один з багатьох інструментів нагадування. З додатків на вашому мобільному телефоні і планшет, для настільних додатків і розширень браузера, для простих нотаток і настінних календарів. У наші дні мобільні програми, ймовірно, є найбільш популярним методом, оскільки вони можуть синхронізуватися між кількома платформами, відображати повідомлення в потрібний момент, і вони не можуть бути втрачені або випадково викинуті. Ви також можете включити нагадування у свої списки завдань або використовувати прості кумедні програми, такі як MemoCool Plus.
Організація команди - Ваша домашня команда
Велика частина роботи менеджера проекту полягає в тому, щоб об'єднати зусилля. Різні частини проекту і його завдання зазвичай виконуються різними людьми. Можливість отримувати оновлення від членів команди, час від часу давати їм стимули і робити все це з повагою, важлива для успіху проекту. Якщо ви живете не один, цілком ймовірно, що у вас є власна команда членів сім'ї, які виконують різні обов'язки і відповідають за них.
Можливість тримати всіх в курсі своїх щоденних, щотижневих або щомісячних обов'язків і завдань може бути виконана кількома різними способами. Ви можете розмістити на холодильнику або стіні дошку або діаграму рутинної роботи, перерахувавши імена та обов'язки кожної людини, які можна позначити в міру їх завершення. Шаблони роблять це ще простіше
Інший метод полягає у відстеженні ваших завдань і справ в електронному вигляді. Багато продуктів дозволяють призначати завдання іншим людям. Таким чином, якщо ваші діти трохи старші або ви живете з кількома сусідами по кімнаті, то відправка роботи по дому всім у списку може дати їм корисні нагадування про те, як все зробити.
Незалежно від того, який метод підходить для вашої родини, виконання всіх обов'язків по дому означає, що ваш життєвий простір в цілому більш організований. І, якщо вам потрібно ткнути або підштовхнути когось, щоб залишитися на завданні, просто пам'ятайте, що ви можете зловити більше мух з медом, ніж з оцтом.
Інші корисні поради
Скористайтеся списками, щоб нічого не було забуто. Незалежно від того, чи використовуєте ви папір і ручку або додаток на своєму телефоні, складаєте списки предметів, які вам потрібні з магазину, одяг, який потрібно упакувати для поїздки, або місця, куди вам потрібно відправитися на вихідний, це означає, що ви не повинні нічого забувати.
Крім того, не поспішайте при створенні списків. і спробуйте подумати про пов'язані елементи. Наприклад, якщо ви створюєте пакувальний аркуш для своєї поїздки, ви можете записати «класичні туфлі», які потім повинні спонукати вас записати «класичні шкарпетки». Або, для списку покупок, ви можете купити стейки для гриля, які потім повинні спонукати вас взяти гарнір, щоб піти з ними. Багато інструментів керування завданнями, такі як згадані вище, можуть використовуватися для цих простих списків.
Використовуйте поштові прапорці для легкого визначення. Якщо ви отримали електронного листа від вашої школи, що повідомляє вас про крайній термін, одному з ваших двоюрідних братів про вечірку з нагоди дня народження або нагадування від телефонної компанії, позначте ці листи прапором або зірочкою, щоб вони виділялися.
Якщо ваша поштова скринька заповнена інформаційними бюлетенями, особистими електронними листами, рекламними оголошеннями і всіма цими іншими повідомленнями, які ви отримуєте, є ймовірність, що немарковані, але важливі електронні листи будуть переміщені в кінець списку з виду і, отже, з виду. Таким чином, багато поштових програм, таких як CloudMagic Email і онлайн-клієнти, пропонують вбудовані нагадування про те, що повідомлення електронної пошти спливають знову у встановлений вами час.
Протестуйте і увімкніть інструменти, які працюють для вас. Ми перерахували деякі інструменти списку завдань і програми для нагадувань. Зверніть увагу, що не кожен інструмент працює добре для кожної людини або сім'ї. Точно так само, як різні менеджери проектів мають різні стилі для виконання своєї роботи, різні люди мають різні думки про те, які інструменти працюють для них.
Спробуйте декілька різних інструментів керування завданнями, перш ніж вибрати той, який вам подобається. Перевірте різні методи організації роботи по дому, щоб побачити, який з них найкраще підходить для вашої родини. Той, який ви можете перевірити, який обслуговує домашні господарства і включає в себе проекти, завдання, нагадування і списки покупок - це Cozi.
Поділімося деякими думками
Якщо ви є керівником проекту і хотіли б додати його до цього списку, не соромтеся включати свої пропозиції нижче. Або, якщо у вас виникли проблеми з організацією деяких з обговорюваних тут питань, і ви хотіли б отримати пораду або допомогу, залиште своє питання або дилему в коментарях.