Якщо співробітник з якихось причин не приймає надані йому документи, кадровому працівнику важливо юридично грамотно зафіксувати цей факт. Для цього залучаються свідки, а також складається відповідний акт відмови від отримання документа.
Інструкція
1. У верхній частині аркуша формату А4 по центру рядка вкажіть повне найменування організації згідно зі Статутом підприємства. Якщо в компанії є затверджена форма бланка для ділових листів і документів - використовуйте її, копіюючи "шапку". При необхідності запишіть юридичну та фактичні адреси, телефон, факс, e-mail.
2. З нового рядка напишіть найменування листа "Акт № __ про відмову про отримання документів". Нижче вкажіть місце і дату складання: місто, число, місяць і поточний рік.
3. У текстовій частині акта запишіть прізвище, ініціали та посаду укладача, а також вкажіть інформацію про залучених свідків. У їх ролі можуть виступати співробітники кадрової служби або працівники того підрозділу, в якому числиться особа, яка не приймає документи. Для складання акта залучте не менше двох свідків, а щоб уникнути неприємних розглядів з комісією з вирішення трудових спорів вибирайте для ролі свідків незацікавлених та обізнаних осіб.
4. Вкажіть дату передачі документа на руки. При необхідності уточніть час і місце дії. Перерахуйте найменування, номер, дату видання документа, який відмовляється приймати співробітник. Вкажіть документи, що висувають вимоги передачі: накази, затверджені стандарти, розпорядження, Статут організації тощо. Відобразіть в акті відмови усні пояснення працівника. Якщо ж він відмовляється отримувати документ без пояснення причин, зробіть про це відповідний запис.
5. У разі необхідності опишіть подальші маніпуляції з документом, який залишився на руках у співробітника кадрової служби: як і де буде зберігається екземпляр, яким чином він буде висланий поштою, хто буде нести відповідальність за подальше зберігання і можливу передачу третім особам.
6. Поставте підпис укладача та свідків складання. Розшифруйте ініціали та посади. Якщо співробітник, який не приймає документи, відмовляється підписувати цей акт, зробіть позначку і засвідчте її своїм підписом і підписом свідків.