Участь у виставках і ярмарках є важливим механізмом просування продукту або послуг будь-якої організації на ринку. Саме тому підготовка до участі має бути проведена в режимі особливої важливості. Дрібниць у цій діяльності не існує, адже будь-яка деталь, виставлена на огляд широких кіл громадськості, може мати, як позитивний, так і негативний результат.
Як правило, турботи з організації презентації компанії на виставках лягають на плечі відділів зі зв 'язків з громадськістю, прес-центрів, а також інших структурних підрозділів, що займаються виставково-ярмарковою діяльністю. Якщо таких трудових резервів немає, то організацією займається вся компанія, починаючи від керівництва, і закінчуючи офісним персоналом.
Багато в чому презентація компанії залежить від характеру виставки. Галузеві заходи збирають, як правило, діячів певної сфери бізнесу: торгівля, будівництво, наукова діяльність тощо. Таким чином, компанія повинна бути готова побачити на сусідніх стендах досягнення своїх же партнерів і конкурентів. Періодичність виставки також впливає на те, яким чином повинен бути оформлений стенд. Для щорічних заходів неприпустимо використання застарілих презентаційних матеріалів, розроблених на підставі неактуальної інформації. Процес підготовки до виставки починається за кілька місяців до її початку. Першим кроком до створення презентаційного матеріалу є складання концепції. Цей схематичний план участі включає в себе перелік презентаційних матеріалів: стенди, банери, відео- та аудіопродукція, буклети та інший роздатковий матеріал. Підготувати оптимальний обсяг матеріалу дозволить архів виставкової участі, який складається відділами зі зв 'язків з громадськістю. Разом з тим затверджується кошторис витрат на виготовлення презентаційних матеріалів.
На цьому етапі важливо визначити сильні сторони компанії, тобто її продукту або послуги. Конкурентні переваги повинні бути дохідливо донесені до потенційних споживачів за допомогою презентаційних матеріалів - буклетів, банерів, відео-роликів. Не слід забувати і про спеціальні стендові інсталяції, які можуть бути виготовлені за бажанням замовника - макет нового обладнання або наочна панорама виготовлюваних матеріалів. Якщо компанія виробляє посуд, що неб 'ється, то на спеціалізованій виставці доречним буде продемонструвати якості продукту, надавши можливість будь-кому спробувати пошкодити продукцію. Крім того, етично вірним буде передбачити можливість тривалої бесіди зацікавленого відвідувача виставки з представником компанії. На стенді слід встановити блок з аркушами для записів і ручками, щоб будь-який бажаючий зміг робити позначки в ході отримання необхідної інформації. Бажано, щоб це приладдя було промарковано логотипом компанії.
Другим кроком є опрацювання ескізних варіантів для банерів і стендових інсталяцій. Як правило, для цього використовуються фірмові колірна гама, шрифт і логотип. Розміри всіх стендів виготовляються або закуповуються з урахуванням розмірів презентаційного осередку. Наступний етап - підбір персоналу для роботи на стенді. Нерідко презентацію здійснюють співробітники фірми. Важливий плюс такого підходу - фахівці можуть компетентно розповісти про діяльність організації і при необхідності відповісти на питання, які можуть виникнути у відвідувачів виставки. Додаткові співробітники для участі в презентації можуть бути найняті в якості статистів на роздачу флаєрів, заповнення опитувальних анкет тощо. Ефективність участі визначається за допомогою простого обчислення обсягу налагоджених партнерських контактів. Чим вище інтерес відвідувачів виставки до презентаційної викладки, тим більший ефект від участі компанії в заході. Тому, краще, щоб заявка на участь у виставці була подана однією з перших, щоб у учасника була можливість першим вибрати місце розташування стенду. Крім того, не варто відмовлятися від пропозицій організаторів виставки виступити в якості спеціального партнера заходу. Ця перевага дозволить збільшити кількість ротацій найменування організації в проведенні виставки, а також позитивно позначиться на іміджі компанії.