Загальновідомо, що візуальна інформація сприймається легше і запам 'ятовується краще, ніж текстова або звукова. Так влаштований людський мозок - приваблива і зрозуміла картинка здатна затьмарити собою будь-які яскраві фрази навіть самого харизматичного виступаючого. Саме тому презентація дозволяє зробити виступ таким, що запам 'ятовується, а слухачів - більш сприйнятливими до інформації. Щоб домогтися максимальної ефективності, потрібно лише слідувати простим правилам створення результативної презентації.
Правило 1. Створення презентації починається з опрацювання структури
Важливий етап створення будь-якої презентації - опрацювання структури. Вона повинна бути логічною і точно відповідати ходу виступу.
Під час опрацювання структури презентації слід пам 'ятати, що точкою опори для слайдів та їх послідовності має бути цільова аудиторія. Саме від ступеня підготовки, рівня освіти, зацікавленості та упередженості глядачів залежить вибір візуальних образів.
Типової структури презентації не існує, незважаючи на це слід дотримуватися таких основних правил:
- титульний слайд: на ньому відображається тема виступу, відомості про доповідача, його посаду і, якщо потрібна, назва заходу;
- слайд-зміст: використовується у великих презентаціях, розділених на розділи, корисний для навігації слухачів і доповідача;
- смислові слайди: вони є ядром презентації, ідеальна хронологія для смислових слайдів - від загального до приватного;
- завершальний слайд: містить контактні дані доповідача.
При створенні структури презентації основне навантаження лягає на опрацювання смислових слайдів. На цьому етапі важливо зрозуміти, яким зображенням найкраще проілюструвати ту чи іншу думку. Якщо у виступі фігурують важливі цифри - це привід вивести їх на слайд, що дозволить глядачам сфокусуватися на інформації. Якщо наводиться статистика і значення співставляються, інформація ідеально виглядатиме як стовпчик або кругова діаграма. Якщо ж необхідно відобразити процес у часі - нехай інформація буде представлена у формі часової шкали з цифрами або фактами.
Інформація, представлена у формі таких образів, є інтуїтивно зрозумілою, що дозволяє слухачам швидше її сприймати.
Правило 2. Ефективна презентація - коротка презентація
Розклавши тему виступу на візуальні образи, слід перейти до найболючішого етапу - видалення зайвих слайдів.
У цій роботі слід пам 'ятати, що підвищена увага слухачів припадає на перші 15 хвилин виступу. Всі слайди, які вкладаються в цей часовий проміжок, повинні бути максимально насиченими сенсом. В середньому, 40-хвилинний виступ містить від 15-ти до 20-ти слайдів. Більша кількість слайдів може лише втомити аудиторію, що негативно позначиться на загальному відчутті від виступу.
Працюючи над сортуванням, слід бути готовим пожертвувати такими слайдами, як:
- Красиві, але не інформативні слайди - до цієї категорії слід віднести масивні, обважнені дрібними деталями графіки та діаграми;
- Розлогі цитати - як правило, презентація може містити не більше однієї яскравої і точної цитати;
- Багатошарові красиві фотографії, які не підкріплені промовою виступаючого: такими слайдами промовець просто зловживає увагою і часом слухачів, тому від них слід відмовитися.
Правило 3. Зображення важливіші від тексту
Презентація - це продукт, який не менше, ніж на 75% повинен складатися з візуальних образів. І тут арсенал аж ніяк не обмежується такими шаблонними рішеннями Power Point, як SmartArt і примітивні-блок-схеми. Але і вибирати візуальні елементи необхідно з розумом.
- Діаграми кращі за таблиці. Таблиці мають яскраво виражений канцелярський стиль. Часто вони починаються стовпчиком під назвою "" № "", далі йдуть густо нарізані графи, заповнені убористим текстом. Але найчастіше від такої документальної подачі можна відійти за допомогою діаграм, що краще сприймається слухачами.
- Фото краще за малюнки. Презентація курортів у Єгипті не може обійтися без якісних фотографій Сфінкса, а розповідь про нове меню модного ресторану неможливо уявити без соковитих зображень самих страв. Дотримуючись цього правила в тих випадках, коли це можливо, краще користуватися фотографіями, а не кліпартами.
- Іконки кращі за текст. У тих випадках, де це можливо, краще використовувати іконки та інші картинки. Важливо, щоб вони розумілися точно, і не викликали двозначності. Дотримуючись цього правила логотипи, герби міст і прапори держав кращі за текст.
Правило 4. Один слайд - одна думка
Нерідко під час презентацій слухачі фотографують слайди, виведені на екрані. Багатьом виступаючим це лестить. А даремно! Найчастіше слухач робить фото слайду не тому, що йому сподобалася ідея, і не для посту в соцмережах. Просто смислове наповнення слайду настільки насичене, що осмислити його під час короткої демонстрації неможливо. Фото робиться не на згадку, а для домашньої роботи.
Щоб цього уникнути, достатньо дотримуватися правила - на одному слайді може бути тільки одна думка. Не слід експлуатувати презентації, щоб максимально спростити долю виступаючому. На слайдах повинні бути виведені тільки найважливіші цифри, факти і тексти. Все інше слід або вимовити словами, або опустити зовсім.
Також слід з обережністю ставитися до слайдів, які повністю складаються з тексту. Навіть якщо вони відповідають правилу, і містять лише одну думку - слів повинно бути не більше 15-ти на один слайд. Причому, експерти рекомендують використовувати максимально великий шрифт, щоб навіть задні ряди змогли розгледіти зміст.
Правило 5. Кольори первинні
Існує омана, що презентація повинна бути обов 'язково яскравою. Вибираючи яскраві кольори палітри, часто складно їх вміло поєднувати. На цей рахунок експерти рекомендують - в одному слайді має бути не більше 3-х квітів. Ідеальним варіантом є дотримання цього правила у всій презентації.
Важливо пам 'ятати, що презентація повинна бути естетично привабливою, тому найкраще скористатися таблицею поєднання кольорів, яку без зусиль можна знайти в інтернеті.
Найскладніше дотримати правило 3-х кольорів при складанні діаграм з кількома категоріями. З одного боку їх потрібно розфарбувати так, щоб вони відрізнялися один від одного, з іншого - існує ще фон, логотип та інші кольорові елементи. Вирішити проблему можна за допомогою відтінків. Найбільші величини можна пофарбувати в інтенсивні кольори, менші - в більш бліді, і так далі.
Правило 6. Думка з боку
Зрозуміти результативність презентації допоможе компетентна думка збоку. Перед презентацією достатньо показати слайди людині, яка максимально схожа на усереднений образ типового глядача. Тобто, він повинен володіти приблизно таким же рівнем обізнаності в темі презентації, як і майбутні слухачі виступу.
На думку такої людини краще спиратися з поправкою на те, що презентація надається їй без звукового супроводу.
Таку людину необхідно буде поставити такі запитання. Чи слайди будуть зрозумілі без пояснень? Які слайди здадуться найбільш зрозумілими, а які викличуть питання?
Зібрана інформація дозволить внести в слайди фінальні корективи перед демонстрацією. Особливо важливо отримати попередній зворотний зв 'язок у тому випадку, якщо використовуються нетипові діаграми - наприклад, матричні.