Приватний офіс або державна організація, стикаючись з необхідністю переїзду, змушені вирішувати проблеми з переміщенням величезної кількості накопичених за час роботи меблів, обладнання і техніки. Вкрай важливо, що б всі предмети були переміщені акуратно, без пошкоджень. Тому необхідно правильно організувати переїзд офісу.
Офісний переїзд потребуватиме якогось часу, тому займіться цим завчасно, виділіть на всю підготовку приблизно місяць. На які моменти варто звернути особливу увагу?
Якщо компанія чималенька і має великий за чисельністю штат, доцільно заздалегідь підготувати план управління таким відповідальним заходом. Необхідно позначити першочергові завдання, визначити бюджет, призначити відповідальних співробітників за всіма пунктами, і головне - призначити координатора всього процесу переїзду. Саме він візьме під контроль основні та другорядні завдання. Обов 'язково сповістіть клієнтів про те, що у вас планується переїзд в новий офіс.
Наступним етапом йде підписання договору з обраною вами мувінговою компанією. Крім вантажно-розвантажувальних робіт і перевезення майна в пункт призначення, в договір можуть бути внесені додаткові пункти. Наприклад розбирання і складання меблів, розстановка їх у новому приміщенні, підключення інженерних комунікацій і стаціонарної техніки, прибирання приміщень після переїзду.
Скласти повний перелік майна, що бере участь у переїзді. Він однозначно знадобиться при залученні професіоналів з компанії-перевізника і допоможе уникнути плутанини при самостійному офісному переїзді. Позбудьтеся всього непотрібного майна - продайте, віддайте на зберігання або викиньте. Ні до чого витрачати кошти і час на перевезення зайвих речей.
Підготувати документацію, що відображає план вашого майбутнього приміщення, розміщення робочих місць співробітників на новому місці, де конкретно в новому офісі буде встановлено меблі та комп 'ютери. Це суттєво заощадить ваш час.
Придбати весь необхідний пакувальний матеріал і картонні коробки можна в самій компанії, що спеціалізується на перевезеннях. Упакувати в коробки всі особисті речі. Обов 'язково промаркувати стікерами. Бажано співробітникам видати пам 'ятку-інструкцію, як правильно це зробити.
- Відключити від живлення комп 'ютери та іншу огртехніку. Робиться це тільки фахівцем - системним адміністратором.
Скласти списки всіх осіб, які беруть участь у переїзді. Завчасно для всіх приготувати перепустки, якщо є в них необхідність. Внести в списки весь транспорт, який бере участь у переїзді офісу. До місця навантаження/розвантаження забезпечити безперешкодний проїзд.
Переїзд офісу компанії досить серйозний захід. Але, як бачите, при правильному підході та організації, всі витрати можна звести до мінімуму. Для цього досить правильно спланувати процес, і незручності, пов 'язані з переїздом, будуть зведені до мінімуму і для працівників, і для клієнтів компанії.