Чим більш завантаженими стають наші дні, тим важче утримати контроль за тим, що відбувається. Культура зобов'язує нас бути ефективними, встигати кілька справ одночасно, але не забувати піклуватися про себе - хоча годин у добі, як і раніше, 24. Ми зібрали кілька ключових рад для тих, хто постійно не вкладається в терміни.
1. Записуй
Основний крок, який потрібно зробити, щоб організувати свою роботу - запланувати всі важливі моменти дня. Тобі слід розуміти всі деталі, які можуть статися за день - і це занадто складно утримати в голові.
Ти можеш намагатися записувати справи на стікері або в нотатках смартфона, але найкращий спосіб утримати все під контролем - відзначати це в єдиному планувальнику для всіх проектів.
- придбати зручний планувальник
- завжди бери його з собою, на роботу, додому, на зустрічі з друзями
- запиши все, що тобі необхідно зробити
- вкажи конкретні терміни
2. Підготуй простір
Організація проектів передбачає не тільки те, що ти будеш робити, але і те, наскільки ти до них підготуєшся. Подумай, що тобі може знадобиться для завдань на своїй основній роботі:
- матеріали
- знання
- ресурси
- простір
- людські ресурси у вигляді підлеглих співробітників або колег
Перш ніж приступати до виконання завдань, переконайтеся, що у тебе є все необхідне, і не надійся на те, що відсутнє з'явиться в процесі. Без ключових ресурсів ти не вкладешся в потрібні терміни, так що не пропускай етап підготовки.
3. Діли на частини
Не всі завдання можна структурувати і розділити на окремі частини, але для деяких комплексних завдань цей етап може бути найважливішим. Переконайся в тому, що ти знаєш що робиш:
- розбий проект на дрібні фази
- оціни час, який буде потрібен на виконання
- роздягли великі фази на ще дрібніші
Ти можеш використовувати графіки або майнд-карти, так що не обмежуй себе в тому, як ти відображаєш інформацію на папері.
4. Оцінюй час
Для будь-якого завдання необхідне розуміння, скільки часу знадобиться на його завершення. У випадку з новими завданнями це може бути особливо складно, адже раніше ти не їх не виконувала, але, можливо, у тебе є зразковий досвід у суміжній області.
- оціни, скільки часу тобі потрібно для виконання, ґрунтуючись на попередньому досвіді
- у разі необхідності звернутися до колег, які робили подібні завдання
- додай трохи часу про запас на випадок екстрених ситуацій
- залиши один на тижні на незаплановані обставини
Як тільки ти зрозумієш, скільки тобі потрібно для завершення проекту, вкажи це в планувальнику і обов'язково дотримуйся цих термінів.
5. Оставь место для экстренной ситуации.
Пам "ятайте, що тобі потрібно бути готовою до несподіванок. Ти ніколи не знаєш, що станеться в день здачі проекту. Ти можеш захворіти, підвернути ногу, в офісі можуть відключити світло, а ноутбук з презентацією може почати оновлюватися прямо під час зборів.
- подумай, кому ти можеш делегувати свій проект
- збережи інформацію в хмарному сервісі, щоб мати до неї доступ
- не забувай про турботу про себе
- роби тимчасові допуски у своєму розкладі на надзвичайні ситуації
6. Прибери все, що відволікає
Комусь може просто не вистачати часу в добі, а хтось постійно втрачає концентрацію через регулярні перемикання і мультитаскінг. Якщо ти ставишся до другої групи людей, напрацюй нові звички щодо роботи.
- вимкни сповіщення на телефоні
- вимкни інтернет і Wi-Fi
- попроси свого партнера, друзів і близьких не турбувати тебе
- співаєш, перш ніж почати роботу
- підготуй здорові перекуси
Чим більш ідеальні умови для концентрації ти створюєш, тим швидше піде робота.
7. Приступай сейчас.
Краща порада, яка дозволить тобі встигнути в терміни, - почни займатися справами, відразу як вони до тебе чинять. Тобі може здаватися, що попереду ще тижні і місяці, але ця ілюзія значно заважає твоїй ефективності.
- залиште місце для підготовки
- заплануй завдання
- насолоджуйся вільним часом без почуття провини і тривожності
Почни справи прямо зараз і ти зрозумієш, як приємно відчуття, що все знаходиться під контролем.