Здавалося б, зшивати документи зовсім не складно, але нерідко неправильно підшиті документи повертаються, і доводиться переробляти всю роботу заново. Перед тим як зшивати документи для податкової, потрібно ознайомитися з основними вимогами та правилами документообігу.
Вам знадобиться
- - нитка;
- - голка;
- - шило;
- - канцелярський клей.
Інструкція
1. Документи прошиваються в 3 проколи. Відстань між отворами має бути не менше 3 сантиметрів. Ліворуч на полях документа зробіть три отвори за допомогою голки або шилу. Отвори робляться на половину вільного поля, з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів при перелистуванні справи. Розташовуватися отвори повинні строго по вертикалі.
2. Прошийте документи за допомогою прошивочної голки банківським шпагатом або прошивними нитками ЛШ-210. Якщо така нитка у вас відсутня, можна скористатися міцною капроновою або звичайною ниткою, складеною в кілька разів. Як правило, документи прошиваються два рази - для надійності.
3. Пропустіть кінці шпагату з центрального отвору на обіг останнього аркуша. Залиште вільний кінець прошивної нитки довжиною близько 5-6 сантиметрів, інше обріжте. Зав 'яжіть кінці нитки вузлом.
4. Опечатайте документи, наклеївши за допомогою канцелярського клею на вузол папір розміром приблизно 3х5 сантиметрів. Наклеюють папір так, щоб він закрив вузол і частково нитки. Кінці ниток потрібно залишити вільними.
5. Почекайте, поки клей підсохне, і завірте наклеєний папір підписом і печаткою. Засвідчувальний напис ставиться керівником або уповноваженою особою. Вона повинна бути різною, виразною. Друк повинен розташовуватися і на наклейці із засвідчувальним написом, і на самому аркуші. Все це - відбиток друку, вузол, нитки - служить для підтвердження недоторканності документа.
6. Бухгалтерські документи, термін зберігання яких становить понад 10 років, зшиваються в 5 отворів, на вузол на звороті наклеюється листок папіросного паперу, на який ставиться печатка. Папіросний папір використовується для того, щоб добре видно був вузлик під ним, тому якщо ви зшиваєте серйозні бухгалтерські документи, щільний папір наклеювати не можна.