Правильне зберігання документів - важливий елемент діловодства. Перш ніж відправити папери в архів, їх треба прошити. Для цього слід знати основні правила архівної обробки справ.
Вам знадобиться
- - шило;
- - голка;
- - сувора нитка;
- - Клей.
Інструкція
1. Пронумеруйте всі аркуші, використовуючи чорний графітовий олівець. Номер знаходиться у верхньому правому куті. Складіть документи в порядку хронології, починаючи з найстаріших. Якщо є конверти з вкладеними документами, то треба пронумерувати конверт, а потім кожен документ в ньому.
2. Приберіть всі скріпки та інші металеві деталі. Якщо документ не має поля для підшивки, приклейте до нього паперову смужку. Приготуйте всі папери до прошивки, зробивши намітки для чотирьох проколів і помістивши їх у картонну обкладинку.
3. Пачки документів необхідно затиснути струбциною, проколоти за допомогою шилу або просверлити спеціальним пристроєм для прошивки документів. Не знімаючи струбцини, прошийте папери за допомогою довгої голки, використовуючи сувору нитку, шпагат або стрічку.
4. Для правильної прошивки необхідно продіти з тильного боку голку в той отвір, який йде другим за рахунком, провести голку по тильній стороні і повернутися знову до другого отвору. Після цього голку треба вивести на лицьовий бік і прошити другий отвір, але вже зверху. Нитка витягується з тильного боку, і два її кінця закріплюються так, щоб нитяні хвостики можна було заклеїти папером (калькою).
5. На папері, наклеєному на нитки, ставиться печатка організації, а також розписуються посадові особи (директор, головний бухгалтер). На картонну обкладинку наклеюється опис документів, які підшиті в пачці. У ній слід вказати найменування організації та її структурного підрозділу, поставити дату, вказати термін зберігання документів та архівний шифр, якщо він прийнятий у вашій організації.