Підготовка і здача справ в архів - невід 'ємна частина документообігу. Їх оформлення починається в організації з моменту закладу документів, а закінчується передачею в архів після закінчення календарного року або термінів зберігання. У деяких випадках справи зберігаються довше одного року. До них належать, наприклад, документи, що стосуються кадрового обліку.
Інструкція
1. Щоб процедура здачі справ в архів не зайняла багато часу, слід дотримуватися правил їх оформлення під час поточного документообігу. При передачі справ в архів на постійне або тимчасове зберігання потрібно скинути документи, пронумерувати аркуші, оформити завершальний напис, якщо це передбачено робочими інструкціями, а також скласти внутрішній опис.
2. При цьому на титульному аркуші справи, що здається в архів, вказується найменування організації або підприємства, індекс відповідно до номенклатури справ, відзначається дата відкриття і закриття справи, а також термін зберігання.
3. Документи, що підлягають здачі в архів, підшиваються в окрему папку з твердою обкладинкою. Якщо документ має особливу цінність, його, як правило, не прошивають, а вкладають у файл або конверт і додають до справи. Наприкінці прошитої і пронумерованої справи поміщається засвідчувальний лист, а на початку - внутрішній опис. При цьому товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, а кількість аркушів не повинна бути більше 250.
4. На справи, які зберігаються в архіві постійно, а також тимчасово, але не менше 10 років, складається опис для передачі справ в архів. При цьому на документи, які мають відношення до кадрового обліку, складається окремий опис. До неї вносяться найменування справ, кожній з яких присвоюється порядковий номер, а також вказується номенклатурний шифр. Описи робляться в двох примірниках, якщо справи залишаються в архіві організації. Якщо справи підлягають передачі в державний архів, примірників має бути чотири.
5. Справи, які підлягають зберіганню після їх завершення менше 10 років, можуть здаватися в архів на розсуд керівництва організації. Необхідність здачі справ залежатиме від завантаженості архіву, частоти звернення до старих документів тощо.