Як заповнити журнал вхідної кореспонденції

Як заповнити журнал вхідної кореспонденції

Для початківця діловодця оформлення вхідної кореспонденції може стати випробуванням на міцність. Однак варто розбити процес на прості і зрозумілі етапи, як він стає малопомітною деталлю робочого дня.

Інструкція

1. Усі документи, які надійшли в організацію, необхідно зареєструвати того самого дня незалежно від того, яким шляхом вони потрапили туди (електронною поштою, з кур 'єром, факсом тощо). Електронні листи потрібно роздрукувати, телефонограми - записати.

2. У графі № 1 журналу вказують дату надходження кожного документа. У графі № 2 - його реєстраційний номер. Номер присвоюють за порядком вступу, причому кожен календарний рік починають з одиниці. Потім кожен доставлений документ перевіряють: чи правильно його доставили, чи в цілості упаковка. Якщо на ній немає позначки "особисто", конверт або пакет розкривають і перевіряють вміст. Якщо є опис - звіряють з ним. Якщо не вистачає якихось зазначених документів - потрібно скласти відповідний акт, а в журналі вхідної кореспонденції поставити позначку в розділі "Примітки". Кількість аркушів з додатками вказують у графі № 3.

3. Вид кореспонденції вписують у графу № 4. Це може бути запит, акт звірки, лист, довідка, телеграма, повідомлення тощо. У наступних двох графах вказують відправника та вихідний номер листа.

4. Короткий зміст надсилання слід вказати у графі № 7. Наприклад, "Про надання довідки щодо заборгованості Іванова О.О. банку" або "Заява про перерахунок зарплати Сидоровій В.В"..

5. Потім кореспонденцію роздають адресатам, а після отримання резолюції її вписують у графу № 8, вказавши в двох наступних виконавця і термін виконання документа. У "Примітках" вказують, що документ виконаний і куди він підшитий.