Шахова оборотна відомість у бухгалтерському обліку є формою відображення та узагальнення записів у розрізі кореспондуючих рахунків. Документ являє собою таблицю і містить підсумкові суми господарських операцій, що є однорідними за економічним змістом.
Навіщо потрібна шахова відомість
Шахова відомість оформляється у вигляді таблиці. Її горизонтальні терміни відводяться для записів по синтетичних рахунках, вертикальні графи призначені для записів по кредитованих рахунках. Підсумкові суми (обороти) всіх операцій за цими рахунками записуються в місцях перетину рядків і колонок. При цьому подвійне відображення операцій здійснюється одноразовим записом. На відміну від простої зворотної відомості, шахова містить не просто оберти по кожному синтетичному рахунку, а й їх доданки. Використовуючи цей документ, можна перевірити правильність і повноту записів за рахунками, виявити помилки в кореспонденції рахунків, а також побачити економічну сутність проведених господарських операцій.
У деяких випадках в шахову відомість можуть включати разом з оборотами залишки за синтетичними рахунками, такий документ називають шаховим балансом. Він використовується в організаціях, де не передбачено складання оборотної відомості. До недоліків шахової відомості є її громіздкість і складність складання, тому вона використовується не у всіх формах бухгалтерського обліку. Принцип шахового запису використовується для побудови облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі обліку, це дозволяється скоротити обсяг роботи.
Заповнення шахової відомості
Шахова відомість повинна заповнюватися на підставі журналу операцій, що містить всі проводки. Для малого підприємства використовується шахова відомість затвердженої форми № В-9. Документ відкривається на перше число кожного місяця. По горизонталі розташовуються номери відомостей в порядку зростання, по вертикалі - рахунки в порядку їх зростання. Облік господарських операцій на малому підприємстві закінчується після закінчення місяця підрахунком сум підсумків за оборотами у використовуваних відомостях і обов 'язковим їх перенесенням у шахову відомість. Вона заповнюється шляхом перенесення кредитових оборотів з інших відомостей з одночасною їх різноскою в дебет відповідних рахунків. Після закінчення розноски потрібно підрахувати суму дебетового обороту по кожному рахунку. Вона повинна бути дорівнювати дебетовому обороту, відображеному за цим рахунком у відповідній відомості. Підсумок за дебетом кожного рахунку підсумовується, загальна сума повинна дорівнювати загальній сумі оборотів за кредитом рахунків. Отримана сума повинна бути дорівнювати сумі оборотів оборотної відомості. Використання для ведення бухгалтерського обліку спеціальних програм, наприклад "1С:Підприємство ", дозволяє формувати підсумкові оборотні відомості автоматично. Шахову відомість можна вивести для аналізу за будь-який період часу.