Коли документів накопичилося занадто багато, і вони лежать в одній стопці, буває складно розібратися, що до чого відноситься. Ще складніше знайти потрібний документ. Для вирішення цієї проблеми потрібно впорядкувати документи. Описаний метод підходить не тільки для того, щоб упорядкувати документи на паперових носіях, він цілком застосовний і до документів в електронному вигляді, зрозуміло, з невеликими припущеннями.
- Інструкція
- 1. Упорядкувати документи нескладно, навіть якщо їх занадто багато. Перегляньте всі наявні документи і складіть список категорій, за якими ви будете їх сортувати. Визначте, чи будуть у цьому списку підкатегорії. Наприклад, у загальній категорії договорів можна виділити договори на постачання, на надання послуг. Серед наказів виділити загальні накази, що стосуються діяльності фірми, і кадрові накази.
Інструкція
1. Упорядкувати документи нескладно, навіть якщо їх занадто багато. Перегляньте всі наявні документи і складіть список категорій, за якими ви будете їх сортувати. Визначте, чи будуть у цьому списку підкатегорії. Наприклад, у загальній категорії договорів можна виділити договори на постачання, на надання послуг. Серед наказів виділити загальні накази, що стосуються діяльності фірми, і кадрові накази.
2. Коли список категорій складено, визначте, яким чином і у що ви помістите документи. Узгодьте з керівництвом витрати на придбання канцелярських товарів (папок, файлів, кольорових стікерів), адже займатися сортуванням і розподілом документів приємніше, якщо не доводиться возитися зі старими папками, що розсипаються.
3. Розсортуйте наявні документи відповідно до складеного вами списку. Розкладіть їх по різних стосах. Якщо виникне потреба, надпишіть їх олівцем або наклейте стикер (щоб не заплутатися в процесі сортування).
4. Оцініть, чи помістяться документи однієї категорії (підкатегорії) в теку, і підшийте їх. Документи краще розкласти за датою їх складання. Як правило, в повсякденній роботі документи підшиваються в міру їх створення, найсвіжіші документи виявляються нагорі. Під час передачі справ до архіву порядок змінюється (зверху знаходиться самий ранній документ, знизу - найпізніший за датою створення).
5. Якщо ви надсилаєте документи, створені в різні роки, візуально відокреміть один рік від іншого за допомогою кольорового стікера або аркуша більшого розміру. Такі закладки значно полегшують пошук документа в подальшому.
6. Складіть вкладення чергового документа.
7. Якщо необхідно, складіть реєстр всіх тек з документами із зазначенням вмісту кожної теки, дати її створення та закінчення ведення, місця зберігання тощо. Розставте теки так, щоб ними було зручно користуватися і не доводилося "пробиватися" до них через тонну макулатури.