Часом люди, які використовують для ділового спілкування листи, задаються питанням: чи можна якимось способом вплинути на рішення адресата. Дехто вважає, що це неможливо; інші ж відповідають на питання ствердно. Хто правий? Ділове листування - це дуже тонка робота. Адже оформляючи лист, ви повинні висловити адресату повагу, бути коректним і ненав 'язливим! Впливати на людину через папір можна, але для цього потрібно дотримуватися деяких правил.
Встановлення психологічного контакту
Психологічний контакт у діловому листуванні має дуже велике значення, адже за його відсутності співпраця практично неможлива. Обов "язково звертайтеся до адресата, застосовуючи слово" Шановний ". Ніколи не скорочуйте слова в "шапці". Тобто, якщо ви погано знаєте людину, можете звернутися наступним чином "Шановний пане Петров", а не "Ув. пан Петров ".
Якщо ви раніше зустрічалися з людиною і спілкувалися на якісь теми, які стосуються вашої роботи, обов 'язково використовуйте цей факт у вступі. Якщо ви мало знайомі з адресатом, наведіть довідки про його компанію.
Приклад вступу. 1. Шановний Петре Петровичу! На діловій зустрічі, що приходила в ресторані "Ангара" 12 жовтня цього року, ми з Вами обговорювали тему інвестування малого бізнесу. 2. Шановний пане Петров! Нам стало відомо, що ваша компанія є лідируючою в Іркутській області з виробництва стрічкових піл. Наша фірма займається виробництвом пілорам. Ми б хотіли надалі співпрацювати з Вами. Якщо вам стало відомо, що керівник організації дуже стурбований своєю репутацією і шукає партнерів, можете попросити його дати пораду. Така людина з радістю погодиться допомогти, адже ви можете вплинути на репутацію компанії. З такою організацією дуже зручно співпрацювати, адже керівник постарається виконати всі умови договору, щоб не заробити негативні відгуки. Пошук аргументів і фактів Щоб переконати клієнта у своїй правоті, ви повинні знайти аргументи. Вони бувають середні, сильні і найсильніші. Психологи радять дотримуватися наступної послідовності при складанні листа: сильні - середні - найсильніші. До сильних можна віднести такі аргументи: На презентації будуть представлені новітні розробки обладнання для виробництва стрічкових пилок. - Ціна на пропоноване обладнання буде нижче ринкового на 30%. До середніх фактів можна віднести:В учасників презентації буде можливість побачити нове обладнання в дії, а також отримати консультацію щодо роботи пристроїв. - Гарантія на пропоноване обладнання буде збільшена на 2 роки. До сильних можна віднести такі аргументи:- Наприкінці презентації відбудеться акція, учасники якої при купівлі обладнання зможуть отримати друге абсолютно безкоштовно. Пошук проблеми адреси Перш ніж щось запропонувати, спробуйте знайти причину, яка може спонукати читача скористатися вашими послугами або придбати у вас товар. Наприклад, ви пропонуєте послуги з вантажоперевезень. Уважно вивчіть роботу адресата, виявіть його невдоволення. Для цього ви можете заслати "шпигуна". Також можна дізнатися, послугами якої компанії він користується. Потім знайти негативні сторони тієї організації, що здійснює вантажоперевезення. Постарайтеся позначити проблему, яка може виникнути в ході роботи зі сторонньою організацією. Якщо ви пропонуєте обладнання, яке краще того, яке використовує адресат, обов 'язково напишіть про це в листі, посилаючись на те, що з вашими пристроями обсяги виробленої продукції різко зростуть. Формулювання мислу Намагайтеся правильно формулювати свої думки. Наприклад, психологи радять не вживати частинку "не" і "ні" в діловому листуванні. Приклад. Неправильна фраза: 12 жовтня вам не заважало б відвідати нашу виставку. Правильна фраза: 12 жовтня ми будемо раді бачити Вас на нашій виставці. Оформлення Від оформлення вихідної кореспонденції залежить від адресата до вашої компанії. Ділове листування передбачає використання фірмового бланка організації. Не варто експериментувати зі шрифтом і розміром, краще зупиніть свій вибір на стандартах, тобто шрифт Times New Roman і розмір 12. Нехай це і дрібниці, але на психологічному рівні дуже впливає на людину!