Як відповісти на офіційний лист

Як відповісти на офіційний лист

Ділове листування - невід 'ємна складова багатьох виробничих процесів. Чимале місце в ній займають відповіді на офіційні звернення різних організацій, включаючи контролюючі. Для таких листів обов 'язковий офіційно-діловий стиль, цілком допустимі, більше того - кращі бюрократичні обороти. У них не місце емоціям, навіть якщо вимоги, які містить отримане вами звернення, неправомірні.

Вам знадобиться

  • - комп 'ютер;
  • - доступ до інтернету або принтер;
  • - фірмовий бланк організації;
  • - послуги пошти, кур 'єра або особистий візит до офісу адресата (не у всіх випадках);
  • - текст листа, на який ви відповідаєте.

Інструкція

1. Для написання відповіді використовуйте фірмовий бланк. Не забудьте присвоїти листу вихідний номер, зареєструвати його у секретаря або в канцелярії, поставити дату.

               2. Адресуйте відповідь тій людині, підпис якої стоїть під листом. Зазвичай вона являє собою посаду і прізвище з ініціалами. Постарайтеся пізнати його ім 'я і по батькові. Зробити це за допомогою інтернету або телефонного дзвінка безпосередньо в організацію, з якої надійшов лист. Зазвичай у нижній частині офіційного листа вказується прізвище виконавця та його телефон. Ця інформація буде корисною при подальшій взаємодії, якщо в ній виникне необхідність. Однак відповідь має бути направлена на ім 'я того, чий підпис стоїть під зверненням. У "шапці" відповіді достатньо його ініціалів. А ось лист треба починати зі звернення на ім 'я по батькові: "Шановний Іване Івановичу!"

   3. На самому початку відповіді вкажіть вихідні дані листа. Зазвичай офіційні звернення містять вихідний номер, дата зазначається обов 'язково. Загальноприйняте формулювання першої фрази: "У відповідь на Ваш лист (звернення, інформаційний запит, претензію, скаргу - залежно від ситуації) за № таким-то від такого-то числа вважаємо за необхідне (варіант - можемо) повідомити наступне".     


4. Далі відповідайте на запитання, які містяться в листі в тому ж порядку, в якому вони в ньому наведені.

5. Якщо будь-які вимоги або претензії, що пред 'являються до вас особисто або вашої організації автором листа, на ваш погляд, неправомірні, вкажіть, що вони не можуть бути задоволені і поясніть причину, пославшись на положення чинного законодавства, яким ті, на вашу думку, суперечать.

       6. Використовуйте в кінці відповіді формулювання "З повагою". Зробити це доведеться, навіть якщо ви вважаєте, що адресат поваги недостойний. Однак демонструвати цю думку не потрібно. Не забудьте також вказати свої посаду, прізвище та ініціали. Якщо ви надсилаєте відповідь у паперовій версії, поставте свій підпис.