Як вести конференцію

Як вести конференцію

Конференцією прийнято називати розширені збори, в яких беруть участь представники кількох організацій. Конференції можуть бути відомчими, галузевими, регіональними, міжрегіональними, міжнародними. Обговорюються на них різні, але тематично пов 'язані проблеми. У деяких випадках саме рішення конференції визначає стратегію розвитку організації. Провести такий захід під силу будь-якій освіченій людині, але необхідно врахувати деякі міркування.

Вам знадобиться

  • - список учасників;
  • - короткий зміст виступів;
  • - наочні матеріали;
  • - технічні засоби.

Інструкція

1. Складіть список учасників. Зазвичай про майбутню конференцію виступаючих сповіщають заздалегідь, вони повинні підтвердити свою згоду і повідомити теми доповідей. Іноді за умовами потрібно надати тексти доповідей або принаймні короткий зміст. Ознайомтеся з матеріалами.


2. Визначіться з регламентом. Це залежить від того, скільки триватиме конференція, від кількості доповідачів, а також від форм роботи. Чи передбачаються тільки пленарні засідання або частина роботи буде проходити в секціях? При другому варіанті часу на доповіді можна відвести більше.

3. Обов "язково відведіть час для співдоповідей та відповідей на запитання. Визначіться і з формою питань. Учасники можуть задавати їх усно, безпосередньо після доповіді. Тоді слід подбати про додаткові мікрофони. Питання можна подавати і в письмовому вигляді, тоді потрібно подумати про місце, куди слухачі будуть складати записки. Можна частину питань підготувати заздалегідь.

4. Складіть порядок денний. Порядок виступів може бути різним, це залежить від теми, але в будь-якому випадку краще на початку конференції обговорювати загальні питання, а потім вже переходити до приватностей. Після кожної півтори-двох годин роботи передбачте коротку перерву (непогано організувати кава-брейк), а в середині - велику перерву, під час якої учасники зможуть відпочити і пообідати. Якщо конференція коротка (наприклад, звітно-перевиборча), тривалі перерви не обов 'язкові.

5. Проконтролюйте стан технічних засобів. Перевірте комп 'ютер і відеоплеєр. Дізнайтеся у доповідачів, яке обладнання їм потрібно і які там повинні стояти програми. Попросіть доповідачів надати наочні матеріали до початку конференції. Дуже добре, якщо у людини, яка працює з комп 'ютером, є список, коли яку презентацію ставити. Перед конференцією перевірте, чи всі доповідачі приїхали, чи немає якихось змін у тематиці.

6. Продумайте вступне слово. Вам потрібно сказати кілька вітальних слів учасникам, пояснити, якій події присвячена конференція, порядок проведення, регламент. Перед початком звітно-виборчої конференції дайте слово голові лічильної комісії, який повинен сказати, скільки передбачалося делегатів і скільки присутній. Якщо відсутніх небагато, запропонуйте почати захід. Іноді доречно в цей момент виконати гімн держави або міжнародної організації. Запропонуйте вибрати голову, секретаря, лічильну та редакційну комісію. У багатьох випадках списки можна підготувати заздалегідь. Далі захід може вести голова, який і оголошує проект порядку денного (його краще набрати і роздрукувати до початку). Спочатку приймається проект, потім до нього вносяться зміни і доповнення, після чого порядок денний затверджується в цілому.

7. Під час конференції ведучий, незалежно від того, є він головою чи ні, повинен постійно перебувати в залі. Саме він вирішує організаційні питання в міру їх виникнення. Якщо вам все-таки треба вийти, доручіть кому-небудь з однодумців свої обов 'язки.


8. Конференція зазвичай закінчується прийняттям якогось рішення. Голова зачитує текст проекту, слухачі вносять зміни і доповнення, редакційна комісія їх вносить, після чого рішення затверджується.