Як упорядкувати договори про поставку товару

Як упорядкувати договори про поставку товару

Документація підприємства повинна міститися в порядку. Щоб можна було легко знайти потрібний договір поставки товару серед інших ділових паперів, варто завести під них окрему полку або папку. Але не тільки. Самі договори теж необхідно впорядкувати.

Інструкція

1. Зберіть всі договори, які ви хочете привести в порядок, і оціните їх. Зверніть увагу на те, як часто вони полягають і з якими партнерами. Це допоможе вам вибрати спосіб класифікації документів.


2. Якщо партнерів багато, більше підійде спосіб упорядкування договорів за датою їх укладення. У тому випадку, коли протягом тривалого періоду договори укладаються з одними і тими ж фірмами, їх можна згрупувати в окрему категорію (папку) за контрагентами. А в деяких випадках досить просто розташувати договори в алфавітному порядку за назвами фірм-партнерів.

3. Будь ласка, не забувайте, що об "ємні теки дуже незручні у використанні. Перегляньте договори і приберіть із загальної стопки ті, термін дії яких закінчився. Заведіть під них окрему папку. До таких договорів найчастіше звертаються тільки від випадку до випадку, в повсякденній роботі вони не потрібні.

4. Розташовуючи договори в хронологічному порядку, дотримуйтеся загальних принципів ведення та зберігання документації. У тих папках, якими часто користуються, недавно укладені договори розташовуються зверху. Знизу знаходяться документи з більш раннім терміном створення. При підшивці в архів, навпаки, зверху повинен знаходитися перший, а знизу - останній укладений договір.

5. Використовуйте маркери, ярлики, закладки та інші канцелярські товари, щоб візуально відокремити одну категорію від іншої. Стежте за тим, щоб такі роздільники явно виділялися в теці. Це значно полегшить пошук потрібних документів.


6. Після того як всі договори поставки товарів будуть розкладені в папці підходящим способом, обов 'язково складіть реєстр документів. Винесіть його на обкладинку або вкладіть у теку поверх усіх договорів. Залиште порожні рядки у реєстрі. Вкладаючи новий договір, вносьте інформацію про нього до реєстру.