Такий офіційний юридичний документ, як відмовний лист, не може бути написаний без спеціальних знань у галузі юриспруденції та стандартизації. Написати відмовний лист досить складно при незнанні елементарних правил ділової етики і діловодства. При необхідності написати його варто звернути увагу на причини відмови та їх виклад. Так, причини відмови повинні відповідати дійсності та реальному стану речей. Особлива увага приділяється аргументації в листі. Вона, як правило, повинна бути висхідною - аргументи повинні підноситися від менш сильного до більш сильного.
Вам знадобиться
- Бланк листа, перелік аргументів, грамотна побудова листа, володіння веденням діловодства.
Інструкція
1. Вибір стратегії написання відмовного листа - це перше. Саме від цього багато в чому залежатиме весь стиль письма. Він не повинен представляти крайні варіанти - вибачливий або агресивний. Обидва ці варіанти програшні. Вони створюють небажання продовження спілкування через некомпетентність його відправника.
2. Починати лист потрібно не з вибачень і не з перерахування причин відмови. Один з варіантів початку - це перерахування причин або нормативних документів, за якими ви даєте відмову.
3. Наведення аргументів продумати потрібно особливою ретельністю. Від цього залежить не тільки склад інформаційної частини. Всі аргументи повинні бути реальними. Краще два рази повторити одне і те ж різними словами. Не варто використовувати оціночну лексику. Це буде виглядати упереджено
4. Варто навести цитати і витяги з офіційних документів. Це додасть статус обґрунтованості і стриманості відмовному листу.
5. Всі наведені факти повинні бути підтверджені. При необхідності сказати щось неприємне варто вдатися до вуалювання або деякої підміни понять. Будь-який бланк варто запевнити підписом директора підприємства та відділу.