Ділове листування є невід 'ємною частиною робочого процесу. Складати повідомлення потрібно так, щоб у разі оприлюднення не довелося червоніти за вільний склад і помилки. Лист партнерам по бізнесу має містити вітання, бути написаним по суті і закінчуватися докладним підписом.
Інструкція
1. Якщо не знаєте, коли одержувач прочитає лист, напишіть у вітанні "Здрастуйте" або "Доброго часу доби".
2. Вибирайте стандартний шрифт і чорний колір літер, не зручні для читання слова, відволікають увагу і не дають вникнути в суть тексту. Якщо хочете виділити якусь фразу, напишіть: "Звертаю Вашу увагу, що..."
3. Звертайтеся до людини на ім 'я, а до вищої за посадою - на ім' я та по батькові. Перед зверненням напишіть "Шановний..." Ділове листування може потрапити на стіл до директора, тому краще уникати зменшувально-ласкальних і просторічних виразів.
4. Звертаючись до партнера, пишіть слова "Ви", "Вам", "Ваш" з прописної літери. Якщо лист адресовано кільком людям - вживайте рядковий.
5. Наступний текст повинен бути написаний грамотно, простими реченнями, без вживання слів, які можуть бути не відомі партнеру. Якщо в тексті присутні технічні терміни або іноземні вирази, обов 'язково давайте їх розшифровку.
6. Починайте лист з викладу суті проблеми, а потім ставте запитання.
7. Постарайтеся вкластися в 1/3 аркуша А4 12-м шрифтом. Об 'ємні повідомлення сприймаються важко, їх не дочитують до кінця або пропускають цілі пропозиції. Якщо потрібно повідомити багато про що, розбийте інформацію на декілька листів або додайте файл з докладним описом. Якщо інформація важлива для отримувача, вона обов 'язково відкриє долучення.
8. Наприкінці ділового листа напишіть "З повагою, ім 'я та прізвище". Якщо листування йде електронною поштою, складіть підпис, який буде супроводжувати всі повідомлення. Вкажіть наступну інформацію:- назва організації; - адреса; - телефон - робочий та мобільний; - додаткові відомості - слоган, побажання тощо, якщо це передбачено корпоративним стилем.