У процесі господарської діяльності керівники компаній укладають багато різних договорів з постачальниками, покупцями. Для того щоб була можливість відстежувати терміни дії цих нормативно-правових документів, деякі організації використовують так звані реєстри договорів. Взагалі, поняття "реєстр" означає якийсь журнал реєстрації вхідних і вихідних документів. Як же скласти таку базу?
Інструкція
1. Спочатку вам потрібно визначитися, яку інформацію ви хочете бачити в реєстрі, тобто виділити для себе найбільш важливі критерії. Після цього в журналі, який можна зробити як в програмі Excel, так і в використовуючи звичайний зошит (краще формату А4), зробіть таблицю.
2. Якщо ви зупинилися на другому способі, спочатку оформите титульний лист. Напишіть на ньому реквізити організації, тобто ІПН, КПП, ОКАТО, юридичну адресу та керівника організації. У центрі посередині напишіть "Реєстр договорів за (вкажіть період)".
3. Далі на наступному аркуші зробіть таблицю, що складається з шести граф. У першій графі вкажіть номер договору, що укладається з контрагентом, у другій - дату нормативно-правового документа, а в третій - дату закінчення його.
4. Далі вкажіть найменування контрагента, виконавця та предмет договору, наприклад, розробка програм з обліку. За бажанням ви можете вказати суму договору, чи є додаткова угода та інші умови. Як правило, договори вносяться в хронологічному порядку. Після закінчення періоду доцільно документ прошити, пронумерувати і підписати у керівника організації. Після цього здайте реєстр в архів.
5. Також для складання реєстрів ви можете використовувати спеціально розроблену програму, яка так і називається "Реєстр договорів". Вона дозволяє відстежувати платежі за договорами, терміни закінчення цих документів, а також вести облік за виплаченими сумами. Програма сама автоматично формує списки, які після закінчення періоду ви зможете роздрукувати на паперові носії.
6. Ви можете зупинитися і на третьому способі, тобто з використанням програми Excel. Графи в таблиці можуть мати зразковий зміст, як і при використанні першого способу. Наприкінці періоду реєстр роздруковуєте і віддаєте на підпис головному бухгалтеру.