Загальне правило ведення ділових бесід можна сформулювати як "максимум інформації за мінімум часу". Обов 'язкова умова також - демонстрація поваги до співрозмовника, навіть якщо той мало симпатичний. Емоції та оціночні судження краще залишити для себе, в розмові ж спокійно реагувати навіть на неприємні моменти.
Вам знадобиться
- - знання норм ввічливості та ділового етикету;
- - комунікативні навички.
Інструкція
1. До жанру ділової бесіди слід відносити будь-яке спілкування зі співрозмовником по роботі, будь то колега або представник іншої організації, з якою ви так чи інакше стикаєтеся в рамках своїх службових обов 'язків, будь то особиста зустріч, телефонна розмова, листування електронною або звичайною поштою, зв 'язок через програми миттєвого обміну повідомленнями тощо. У цей же розряд потрапляють і багато моментів, пов' язаних з вирішенням особистих проблем:отримання державних послуг, купівля та продаж особистого майна та ін.
2. Перш ніж приступати до спілкування, чітко продумайте, яку інформацію ви хочете отримати або, навпаки, донести до співрозмовника. Залежно від ситуації (перший контакт або черговий, у якої зі сторін більше зобов 'язань перед іншою, як складалися ваші відносини раніше тощо), продумайте, чим можете зацікавити співрозмовника, розташувати до себе. З перших ваших слів, якщо ініціатор розмови ви, той повинен представляти, з ким і з якого питання має справу. У деяких випадках не буде зайвим обізнатися, чи зручно співрозмовнику говорити зараз. В інших, якщо ситуація має - підкреслити терміновість вашого звернення.
3. Виразно донесіть до співрозмовника необхідну інформацію, при необхідності уточніть, чи правильно він вас зрозумів. У свою чергу, уважно вислухайте іншу сторону і переконайтеся, що всі зрозуміли правильно. Якщо потрібно, поставте уточнюючі питання. Не буде зайвим і у співрозмовника поцікавитися, чи немає питань у нього. У кінцевому підсумку ви повинні один одного зрозуміти вірно.
4. Якщо ж інша сторона відверто неправа, потрібно обов 'язково з максимумом коректності вказати їй на це. А якщо ви залежите від неї більше, ніж вона від вас, це зробити навіть ще важливіше. Боятися, що це погіршить ваше становище, не слід. Навпаки, тих, хто знає свої права і вміє їх відстояти в рамках закону і етикету, поважають. А якщо і недолюблюють, намагаються все ж не злити. А тому чим раніше ви покажете зуби, тим краще.
5. На завершення бесіди підведіть її загальний підсумок і при необхідності домовтеся про подальшу взаємодію: коли повинен бути готовий результат тієї чи іншої обумовленої дії, як ви зв 'яжетеся з іншою стороною, хто, що і в які терміни повинен зробити з предмета вашої розмови. Всі взяті на себе зобов 'язання необхідно дотримуватися, а при неможливості це зробити - завчасно ставити про такі обставини іншу сторону і ініціювати обговорення альтернатив, запропонувавши свій варіант вирішення проблеми.