Якщо вам належить організувати і провести ділову зустріч, пам 'ятайте: успіх заходу багато в чому залежить від якісної підготовки. Не випустіть з уваги жодну деталь, і ділова нарада пройде на вищому рівні.
Інструкція
1. Призначте дату ділової зустрічі. Заздалегідь сповістіть всіх учасників. Залежно від формату заходу і від того, з ким ви проводите ділову нараду, це може бути усне запрошення, телефонне, електронною поштою, діловим листом. Бажано розіслати всім і порядок денний, з позначеними питаннями для обговорення, основними доповідачами, регламентом і довідковими матеріалами. Якщо учасники будуть більш підготовленими, обговорення ділових питань піде ефективніше.
2. Подумайте, яке місце найбільш зручно для вашої ділової зустрічі. Підходящим приміщенням може стати власний конференц-зал компанії або переговорна кімната. Варто впевнитися, що ніхто з ваших колег не претендує на проведення в ньому іншої наради в цей же час. Орендований конференц-зал - також можливий і досить зручний варіант. Таку послугу пропонують готелі та готелі, бізнес-центри, освітні установи.
3. Іноді ділові зустрічі проводяться в кафе або ресторанах. Такий варіант доречний, коли кількість учасників невелика. Якщо ви хочете поєднати переговори з обідом або сніданком або влаштувати ділову вечерю, вам належить зарезервувати столик заздалегідь. Місце не повинно бути галасливим, інакше обговорювати ділові питання буде важко. Небажано також вибирати екстравагантні та екзотичні варіанти, ваші смаки можуть не збігатися з уподобаннями інших учасників. Тому краще зупинитися на закладі класичного характеру або впевнитися, що ваші партнери повністю поділяють ваші пристрасті.
4. Підготуйте і перевірте апаратуру. Проектор, мікрофон, телефонна і відео апаратура - відрегулюйте і налаштуйте все заздалегідь. Техніка має звичку ламатися і вимикатися в найбільш невідповідний момент.
5. Підрахуйте, чи вистачає стільців усім учасникам. Прослідкуйте, щоб у кімнаті не було надто душно або дуже холодно. Не забудьте про письмове приладдя - вам слід забезпечити кожного ручкою і папером. Розкладіть роздатковий матеріал. Зробіть і розставте таблички з прізвищами та іменами учасників, якщо це необхідно.
6. Якщо ділова зустріч тривала, можливо, знадобиться кава-пауза або перерва на обід. У будь-якому випадку подбайте про воду - непоганим варіантом буде пляшка з водою і стаканчик біля кожного учасника.