Мистецтво бути керівником полягає не в тому, щоб писати розпорядження, а в тому, щоб вміло мотивувати колектив організації, сформувати команду однодумців, оперативно вирішувати проблеми, чуйно реагувати на зміни ринку. Всі ці завдання можна вирішити, якщо правильно організувати наради.
Інструкція
1. Сповістіть співробітників про час і місце проведення наради, якщо такі проходять на нерегулярній основі. Зробіть розсилку електронною поштою за кілька днів, щоб це не стало раптовою новиною для колективу. У листі інформуйте співробітників про тему, щоб не викликати чутки і домисли, які можуть розвинутися до абсурду.
2. Попросіть співробітників підготувати матеріал, який ви збираєтеся обговорити, і який вимагає прийняття колективних рішень. Завчасно розробте і вишліть співробітникам структуровану форму звіту, це дозволить не розтікатися в обговоренні, а переходити до цифр, викладок. Крім того, стандартна звітність дозволить порівняти результати різних відділів, буде додатковим джерелом мотивації.
3. Переконайтеся, що запрошені зібралися, і коротко викладіть суть справи. Якщо хтось із співробітників запізнюється, починайте без нього, не змушуйте тих, хто цінує свій і ваш час, чекати одного, хто запізнився.
4. Дозвольте кожному висловитися по темі наради. Якщо збори персоналу присвячені звітності або результатам роботи, дайте представнику кожного відділу слово, але не дозволяйте перейти нараді в нудну розповідь. Акуратно і тактовно переривайте доповідача, питаннями направляйте його в потрібне русло. Також не допускайте виникнення конфліктних ситуацій, коли наради перетворюються на спосіб вирішення проблем між різними відділами, наприклад, бухгалтерією і продаючим підрозділом, особисті питання вирішуйте з кожним співробітником окремо. Коли кожен висловив свою точку зору щодо конкретного питання, закрийте тему і перейдіть до наступного пункту програми зборів.
5. Використовуйте правило "батога і пряника". Хваліть представників відділів, чиї результати роботи перевершили ваші очікування, акуратно журите тих, хто не дотягує до встановлених планом показників. Такі наради стануть хорошим стимулом для кращої роботи і вирішення поставлених завдань. Якщо в роботі якогось відділу виявляється систематичне "недотягування", запропонуйте колективу обговорити цю проблему і спільно прийняти антикризові рішення. Не дозволяйте собі прилюдно жорстко висловлюватися на адресу окремих співробітників, не принижуйте персонал.
6. Підведіть підсумки наради, ще раз уточніть, які саме рішення були прийняті, які плани поставлені. Кожен з присутніх повинен зрозуміти, яких дій і результатів від нього чекають, і в які терміни він повинен це виконати. На наступній нараді проконтролюйте процес виконання розпоряджень та вирішення поставлених завдань.