Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом 'ялися, підшивайте їх у папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов 'язково присвойте кожному договору власний номер. Так буде легше знайти його в разі необхідності.
Інструкція
1. Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит у клітку. Пронумеруйте перший аркуш. Присвоюйте цінному паперу номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або мати літери - 123-ИД. Крім нього заносіть дату, коли був укладений договір. Рядок журналу має виглядати так: 1. договір № 345-Ід від 23.03.2011. У примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно за корпоративним стилем ведення документації.
в організаціїіснує2. Коли не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ "" Три ведмеді "" записуйте як 456-ТМ. А договори від ВАТ "" Вовк і Червона шапочка "" позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошити по порядку, щоб не було плутанини.
3. Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. Інакше номери документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлад. Доручіть секретарю або завідувачу канцелярії вести цей журнал. Не видавайте співробітникам печатку і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.