Як правильно скласти діловий лист

Як правильно скласти діловий лист

Діловий лист - це основний елемент ділового листування. Саме від грамотності складеного документа залежить позитивний імідж компанії. Складанням ділових листів займаються секретарі і помічники керівників компанії.

Складання ділового листа

Написання ділового листа обов 'язково має на меті: запропонувати співпрацю, збільшити продажі організації, прискорити процес оплати товарів, пред 'явити претензії, подякувати про щось, укласти угоду, привітати. Лист повинен бути складений з конкретною метою і він повинен бути максимально в ньому виражений. Обов 'язково дізнайтеся подробиці про компанію, куди ви збираєтеся відправляти лист. Про потенційного партнера потрібно знати максимум.

Найчастіше компанії розсилають масу листів з пропозицією товарів або послуг, але при цьому про адресати є мінімум інформації. Це головна помилка всіх бізнесменів-початківців. Адже одержувачу листа завжди приємніше знати, що звертаються до нього особисто. Звернення до людини на ім 'я - це основа успішного листа про продаж товару, наприклад. І навіть якщо ви не знаєте імені адресата, то в будь-якому випадку не можна писати посаду людини в скороченому варіанті при зверненні до неї.

Оформлення ділового листа

В ідеалі кожна компанія має свій фірмовий знак. Саме на ньому й оформлюється діловий лист. На фірмовому бланку завжди вказано найменування організації, місцезнаходження фактичне і юридичне, контакти, сайт, електронну адресу, логотип та інші дані про організацію. Поля ділового листа: нижнє, верхнє, праве і ліве мають стандартні розміри. Ліве поле - 3 см, оскільки всі документи відправляються на підшивку. Праве поле - 1,5 см. Верхній і нижній. 1 см. Кожен діловий лист починається з короткого і броського заголовка, який розташовується посередині. У заголовку неодмінно розкривається зміст тексту. Шапка ділового листа містить: найменування компанії-одержувача із зазначенням ПІБ, а також посада особи-одержувача (у правому верхньому кутку). Лівий верхній кут під шапкою - це місце для зазначення реєстраційного (вихідного) номера листа і дати. Якщо діловий лист пишеться як лист-відповідь, то слід вказати, на який документ відповідає цей лист. Заголовок ділового листа вказується після дати та номера документа. Підпис відправника вказується в кінці листа. Також обов 'язково пишеться ПІБ і посада. Якщо в листі зазначаються будь-які фінансові дані про компанію, то внизу також має стояти підпис головного бухгалтера. Порядок розташування підписів такий: спочатку підпис генерального директора, а під ним головного бухгалтера. Також наприкінці листа на підпис ставиться офіційна печатка організації. Шрифт Times New Roman 12-й розмір і одинарний інтервал - це стандарт для офіційного ділового листування. Діловий лист, що є серйозною пропозицією, прийнято відправляти відправляти поштою, а не факсом або E-mail. Кур 'єр особисто вручає лист керівнику або секретарю. Такий лист обов 'язково доставляється у великому фірмовому конверті, який віддрукований друкарським способом. Все це працює на створення сприятливого іміджу компанії.