Правильно поставлене діловодство в організації або на підприємстві дозволяє тримати документи в порядку і в будь-який момент контролювати їх рух. Якщо діяльність вашої фірми пов 'язана з укладенням договорів, заведіть відповідний журнал їх обліку. Грамотно оформлений журнал дасть можливість фіксувати реквізити документів та їх хронологію.
Вам знадобиться
- - журнал для обліку документації;
- - матеріали, що підлягають обліку;
- - авторучка;
- - олівець;
- - ножиці;
- - лінійка;
- - папір;
- - нитки;
- - голка;
- - Клей.
Інструкція
1. Підберіть зручну форму для ведення журналу обліку. Виходьте при цьому з нагальних потреб організації та особливостей діловодства. Останнім часом все більше поширення отримали електронні форми обліку документації, але вони не завжди зручні при ознайомленні з ними керівників. У найпростішому випадку оформити журнал обліку можна в стандартному зошиті великого формату.
2. Пронумеруйте сторінки журналу, проставивши порядкові номери в нижній або верхній частині кожного аркуша. Прошийте весь блок сторінок міцною ниткою, вивівши її кінці за останню сторінку журналу. На невеликому шматочку паперу напишіть, скільки аркушів міститься в цій книзі. Приклейте цей ярлик до останньої за рахунком сторінки, заведши під нього кінці нитки, пов 'язані вузликом. Коли клей підсохне, проставте тут же печатку для документів і підпис особи, яка оформила журнал.
3. Приступайте до оформлення титульного аркуша. Впишіть на лицьовій стороні журналу його назву, наприклад "Журнал обліку договорів". Включіть в опис назву організації (компанії) та її основні реквізити. Відведіть два рядки для проставлення дати початку і закінчення журналу. Всю вказану інформацію можна не вписувати об руки, а попередньо віддрукувати на принтері і потім акуратно приклеїти до обкладинки журналу.
4. Розбийте робочі сторінки журналу на таку кількість граф, яка потрібна для повного опису документів, що підлягають обліку. Обов 'язково передбачте графи для порядкового номера, дати надходження документа, укладення договору, виходу наказу тощо. Окрему графу відведіть для короткого опису суті документа та його основного змісту. Передбачте також місце для підпису особи, яка отримала документ на виконання.
5. Якщо в цьому є необхідність, зареєструйте журнал в канцелярії (секретаріаті), присвоївши йому відповідний номер та інші реквізити. Після процедури реєстрації журнал обліку може використовуватися за прямим призначенням.