Наказ - документ, що має велике практичне значення. У ньому зазначається якась конкретна дія: прийом і звільнення працівника, дисциплінарне стягнення, необхідність впровадження нової технології та багато іншого. Діловодець повинен забезпечити зберігання цього виду документів і можливість швидко знайти потрібний. Для цього кожному наказу присвоюється унікальний ідентифікаційний номер.
Вам знадобиться
- - накази;
- - журнал обліку;
- - інструкція з кадрового діловодства;
- - 2 або 3 скидача.
Інструкція
1. Форма реєстрації наказів жорстко не регламентована законодавством. Існує типова інструкція, видана Росархівом 27 листопада 2000 року, де зазначено, що та основної діяльності має вестися роздільно в межах календарного року. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі, де секретар виконує і роботу діловодця - заведіть 3 скоросшивателя і 3 журнали реєстрації.нумерація наказівпо особовому складу
2. Складіть інструкцію з діловодства. Вона може складатися всього з декількох пунктів. Вкажіть, які накази повинні зберігатися 5 років, а які - 75. Напишіть, на які масиви діляться накази по вашому підприємству і як ви вирішили їх позначати. Накази щодо основної діяльності зазвичай нумеруються порядковим номером, а кадрові - номером і буквою. Наприклад, номер може виглядати як "Наказ № 2 -л/с" або "Наказ № 2-к". Для документів з різним терміном зберігання придумайте різні позначення. Наприклад, короткострокові можна позначати як кадрові, а тривалі - як за особовим складом.
3. Розділіть накази по кадрах на 2 частини за термінами зберігання. Документи про надання чергової або навчальної відпустки, короткострокове відрядження, заохочення та дисциплінарні стягнення зберігаються 5 років. Накази про прийняття на роботу, переведення, звільнення, тривалі відрядження та тривалі відпустки підшийте в іншу папку. На обкладинках зрошувачів напишіть назву теки і термін зберігання. Накази щодо основної діяльності підшийте окремо
4. У великих фірмах накази оформляють різні служби. Документацію з основної діяльності, як правило, веде секретар, а з особового складу - відділ кадрів. Відповідно, у кожного свій скоросшиватель і свої книги обліку. Фахівцю відділу кадрів достатньо завести 2 книги і 2 теки, розділивши документи щодо термінів зберігання. Однак при дуже великому документообігу нерідко кожну папку ділять за видами наказів. Якщо у вас на підприємстві прийнята роздільна система зберігання - все одно нумеруйте накази по порядку в межах загального масиву і реєструйте їх в одному журналі.
5. Накази щодо основної діяльності можуть стосуватися не тільки всієї фірми, а й окремих підрозділів. Розробте код для кожного відділу або управління. Це може бути літера або цифра. Не забудьте, що позначення наказів щодо основної діяльності має відрізнятися від того, яке прийнято в кадровому діловодстві вашої фірми. Нумерація і в цьому випадку йде в межах загального масиву "" основна діяльність "".