Як почати конференцію

Як почати конференцію

Конференція - заздалегідь запланований захід, присвячений певній темі, практичному або науковому питанню, в якому беруть участь фахівці, зацікавлені у вирішенні цього питання. У ході конференції учасники читають доповіді та заслуховують думки експертів. Нерідко конференцію супроводжує виставка техніки, програмного забезпечення та обладнання, які використовуються в області обговорюваних питань.

Інструкція

1. Конференції зазвичай проводяться із запланованою регулярністю. Їм передує велика організаційна робота, яка ведеться спеціально створеним Комітетом. Він відповідає за підготовку теми, вибір доповідачів, розсилку запрошень учасникам, їхню зустріч і розселення. Комітет також вирішує і питання фінансування, найму приміщення, забезпечення учасників харчуванням. Комітет же готує і програму проведення конференції.

2. Почати конференцію слід за годину-півтори до початку засідань і вступного слова організаторів. За цей час вам необхідно організувати зустріч і реєстрацію учасників конференції, які надіслали заявки на участь і оплатили його в установленому порядку.

3. Реєстрацію почніть ще на пропускному пункті, який можна розмістити у вестибюлі. Учасник повинен пред 'явити паспорт і отримати розпізнавальний бейдж - табличку, на якій надруковано його прізвище, ім' я та по батькові, вказано займану посаду та організацію, яку він представляє.

4. За цим бейджем учасник конференції може до її початку отримати бухгалтерські документи, необхідні для звітності - рахунки-фактури, накладні тощо. Крім того, слід організувати пункт, в якому він зможе зазначити своє відрядне посвідчення.


5. За окремими столами всі, які беруть участь у конференції, повинні отримати її матеріали. Зазвичай це програма заходу з переліком обговорюваних питань, представлених доповідей та зазначенням місця і часу проведення кожного засідання. Крім того, учасникам лунають рекламні проспекти, методичні матеріали та література з обговорюваного питання.

6. Після реєстрації та отримання матеріалів, у призначену за програмою проведення конференції годину, розпочинається перше засідання. Як правило, його відкриває представник організатора конференції, який вимовляє вітальне слово учасником і коротко знайомить їх з порядком проведення засідань і роботи секцій.