Запити на надання довідкової інформації передбачають подачу її в найбільш зручній для цього формі. У разі повідомлення про результати будь-якої перевірки, іноді необхідно скласти довідку. І тут потрібно пам 'ятати, що уніфікованої форми для неї просто не існує. Але і довільне її оформлення неприпустиме, оскільки, за відсутності обов 'язкових пунктів, вона може бути визнана недійсною.
Інструкція
1. Довідка складається на підставі результатів перевірки, зафіксованих, як правило, в протоколі або акті. Тому візьміть вихідний документ і виділіть у ньому пункти, які необхідно буде скопіювати і перенести в довідку. Найкраще не змінювати текст цих фрагментів, а суворо процитувати його, щоб не допустити випадкових помилок і різночитань.
2. Почніть оформлення вступної частини із зазначення початкових реквізитів. Скопіюйте шапку протоколу або акта, в якому зазначено найменування організації або підприємства. Це не потрібно робити в тому випадку, якщо у вас є кутовий штамп "для довідок", в якому вже перераховані необхідні реквізити. Далі вкажіть місце і час проведення перевірки. Після цього напишіть назву документа "Довідка" і відразу повідомте коротко тему або суть переданих відомостей.
3. В основній частині довідки повідомте затребувану за результатами перевірки інформацію. Найчастіше це конкретні пункти, які ви можете вибрати з основного протоколу, скопіювати і вставити в новий документ. Таке цитування тексту дозволить вам не розкривати повну інформацію, отриману в ході дій комісії, а висвітлити лише результати за цікавими відомостями.
4. Тепер завірте довідку підписом уповноваженої для таких дій особи, розшифруйте в дужках підпис (прізвище та ініціали), вкажіть посаду, яка займається ним на підприємстві. Поставте печатку підприємства, якщо довідка буде надана стороннім організаціям. Для внутрішніх документів цього не потрібно.