Кожен роботодавець у процесі господарської діяльності повинен вести різну документацію, в тому числі кадрову. Документи співробітників збираються воєдино і скріплюються в одну спільну папку, яка називається "Особиста справа". Цей формат обліку співробітників не є обов 'язковим, але все ж вітається різними інстанціями.
Інструкція
1. Оформіть особисту справу на співробітника відразу після видання наказу про прийом на роботу. Для цього не існує уніфікованої форми, тому розробте її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва та з інших документів, які є в наявності, наприклад, з посвідчення водія, медичної довідки.
2. На першій сторінці має знаходитися опис всіх документів, які є на момент працевлаштування, і які будуть з 'являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, які-небудь додаткові угоди до трудового договору.
3. У внутрішньому описі вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання та номер аркуша в особовій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача і дату складання. Для спрощення надання інформації складіть опис у табличному вигляді.
4. Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх у хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (сторінка № 1). Далі оформіть обкладинку особової справи. Обов 'язково вкажіть найменування організації згідно з установчими документами, порядковий номер особової справи, дату складання. Залиште і поле під зазначення дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.
5. Не забудьте вказати і заголовок справи - прізвище, ім 'я та по батькові співробітника повністю. Також ви можете написати посаду працевлаштовуваного співробітника. Після звільнення справа прошивається і здається в архів.
6. Особові справи зберігаються у кадрового працівника або іншої особи, яка виконує його обов 'язки. Доступ до даних обмежений. Раз на рік співробітники повинні отримувати інформацію про ведення справ; краще, якщо після ознайомлення вони будуть ставити підпис.