Етикет ділового спілкування передбачає правильне складання письмової кореспонденції. І якщо шаблони і шапки ділових листів оформляються досить стандартно, то підписам у кореспонденції приділяється недостатньо уваги. Щоб адресат правильно розшифрував ваше послання, діловий лист мав юридичну силу, необхідно коректно і правильно представити посадову особу в кінці ділового листа.
Інструкція
1. Офіційні листи слід друкувати на спеціальному бланку, що відповідає стандарту. Вгорі аркуша паперу повинні бути постійні елементи: шапка листа (повна і скорочена назва фірми-відправника, її поштова та юридична адреса, номер телефону і факсу, сайт), далі йде основний текст, внизу - підпис відповідальної особи.
2. Поле підпису розташовується в лівому нижньому куті безпосередньо під текстом ділового листа. Перед рядком для підпису вкажіть найменування посади особи, яка підписує лист, та розшифровку ПІБ. З огляду на те, що ділові листи завжди оформляються на бланках установ, саме найменування організації в підписі не зазначайте. Наприклад: Генеральний директор телерадіокомпанії, підпис... О.П. Сидоров ".
3. Іноді під діловими листами потрібно поставити два і більше підписи, у разі якщо потрібно підтвердити дійсність першого підпису або в особливо важливих документах (листи з фінансово-кредитних питань повинні завірятися і підписом головного бухгалтера підприємства). Розташуйте підписи строго одну під іншою в тій послідовності, яка відповідає старшинству посади - від більшої до меншої, наприклад:Директор департаменту, підпис... П.В. Троп Головний бухгалтер, підпис... Т.С. Собанко.
4. Якщо лист повинні підписувати кілька осіб, які займають однакові/рівні посади, розташуйте їхні підписи на одному рівні, наприклад:Начальник фінансового відділу, підпис... П. О. Іванов, Начальник відділу кадрів, підпис... К. О. Петров.
5. Якщо на момент підписання ділового листа посадова особа, для підпису якої заготовлено місце на проекті бланка, відсутня, документ має право підписати особа, яка виконує його обов 'язки, або заступник. Вкажіть фактичну посаду особи, чий підпис стоятиме в листі ("в. о". або "зам".) та його прізвище. Не можна підписувати ділові листи, використовуючи привід "за" або косу межу перед зазначенням посади.
6. Всі примірники ділових листів, як ті, що відсилаються, так і залишаються для підшивки у справи організацій, повинні мати справжні підписи зазначених посадових осіб. Оригінальний підпис на документі (а діловий лист - це юридичний документ) є головним способом посвідчення його. Якщо на офіційному листі немає жодного підпису, він не має юридичної сили.