Існує таке поняття "" звичаї ділового обороту "". Під цим ємним визначенням - всі традиції, прийняті в середовищі офіційно-ділових відносин. Офіційне листування залишається одним з основних механізмів ділової взаємодії. Чиновники, бізнесмени та громадські організації спілкуються за допомогою звернень, підготовлених за загальними правилами.
Привід для написання
Яким би нудним і незначним не здавався підготовчий етап складання офіційного звернення, їм не можна нехтувати. Слід чітко сформулювати привід для підготовки документа.
Перед тим, як скласти офіційний лист, важливо точно визначити адресата. Після визначення тематики послання необхідно перевірити, чи входить це питання в зону компетенції адресата. Якщо виникають сумніви, то питання компетенції краще вивчити в положеннях та інших нормативних документах організації.
Тип обігу
Після того, як тема і адресат будуть визначені, слід задуматися про тип звернення.
Офіційний лист слід писати в тому випадку, якщо необхідно:
- Проінформувати адресата. Найчастіше інформаційні листи надсилаються від нижчих до вищих за статусом адресатів;
- Звернутися до адресата з пробою, що передбачає подальші дії з його боку. Так звертаються або до вищої особи, або до рівної за посадою;
- Дати доручення. Такий тип звернення придатний виключно для звернення до підлеглої особи.
Приватні особи, які звертаються до органів влади, підприємства чи інші структури найчастіше використовують форму звернення-прохання.
Форма офіційного звернення
Суворі умови офіційно-ділової взаємодії ставлять форму звернень нітрохи не нижче змісту. Щоб лист дійшов до адресата, а не загубився в лабіринтах канцелярії, його необхідно оформити за всіма правилами.
Організації оформляють листи на офіційному бланку, присвоюють вихідний номер і вказують дату. Для оперативного уточнення питань звернення важливо вказувати ПІБ і контактні дані виконавця. Вони оформляються на останньому аркуші листа в нижньому колонтитулі.
Приватні особи оформляють звернення на чистих аркушах А4 машинописних і в рідкісних випадках - рукописному вигляді.
Для організацій у шапці звернення зазначається лише посада та ПІБ адресата, тобто інформація про автора звернення та контактних даних наводяться на офіційному бланку. Приватним особам належить доповнити шапку ще й власними даними, включаючи контактний телефон і адресу, на яку необхідно направити відповідь.
Ліворуч вказуються реквізити листа, а нижче формулювання теми звернення: "Про нагородження", "Про надання інформації", "Про особисту зустріч" тощо.
Стилістика офіційного звернення
Для складання офіційних листів використовується офіційно-діловий стиль. Основними принципами цього стилю є логічність, однозначність і зрозумілість викладу. У діловому листуванні неприпустимі розмовні формулювання, вживання просторіший, не кажучи вже про лайливі слова і лайки. Навіть найбільш розбурхливі події в офіційному листуванні слід викладати в нейтральному тоні без будь-якого емоційного забарвлення.
Хорошим тоном є дотримання чіткої і логічної побудови пропозицій та абзаців. Це суттєво спрощує сприйняття інформації читачем.
Структура офіційного звернення
Офіційний лист починається зі звернення: "Шановний (-ая), (ім 'я, по батькові)". Далі слід преамбула, в якій слід відповісти на питання: "Навіщо пишеться звернення, від імені кого і з якого приводу". Виглядати це може наступним чином:
"Жителі багатоквартирного будинку № 31 по вулиці Матросова потребують Вашого сприяння у вирішенні конфліктної ситуації".
"Напередодні професійного свята працівників сільськогосподарської галузі просимо Вас розглянути можливість участі у святковому заході, що організовується профспілкою працівників сільського господарства".
Слідуючи від загального до приватного, далі вводиться роз 'яснювальна частина, в якій відображається конкретика. Якщо пишеться скарга - хронологічна суть конфлікту. У листів-запрошень у роз 'яснювальній частині наводяться відомості про місце, дату і час проведення заходу, його організаторів та форму участі адресата.
Будь-яке офіційне звернення завершується безпосереднім перерахуванням прохання. Наприклад: "Прошу Вас подати аргументовані роз 'яснення по суті викладених фактів", "Прошу Вас взяти до відома наведену інформацію", "Прошу Вас вжити заходів, спрямованих на вирішення ситуації, що склалася", "Прошу Вас дати оцінку діям" тощо.